Sabtu, 12 Oktober 2013
Pokok Bahasan ini melipti :
- Pengertian Distribusi Fisik
- Penentuan Lokasi Persediaan dan Sistem Penyimpanannya
- Macam-macam Gudang
- Sistem Penanganan Barang
- Sistem Pengawasan Persediaan
- Prosedur Memproses Pesanan
- Pemilihan Metode Pengangkutan
1.
PENGERTIAN DISTRIBUSI FISIK
Setelah saluran distribusi ditetapkan, produsen dapat mengalihkan
perhatiannya pada masalah distribusi fisik dari barang yang dihasilkan melalui
saluran tersebut. Istilah distribusi fisik (physical distribution) dipakai
untuk menggambarkan luasnya kegiatan pemindahan suatu barang ke tempat tertentu
pada saat tertentu.
Distribusi fisik ini merupakan salah satu masalah yang penting dalam
pemasaran. Seperti halnya pada mobil, tidak akan berjalan tanpa menggunakan
bahan bakar. Dalam hal ini, lokasi pemsaran juga penting, misalnya lokasi toko,
gudang atau tempat persediaan. Penyaluran suatu barang ke tempat tertentu pada
saat yang tepat dapat dilakukan untu memaksimumkan kesempatan pada volume penjualan
yang menguntungkan.
Secara luas, kegiatan-kegiatan yang
ada dalam distribusi fisik ini meliputi penanganan arus barang secara fisik dan
pengembangannya, serta operasi sistem aliran yang efisien. Bagi produsen kegiatan distribusi fisik ini tidak hanya
meliputi pemindahan barang jadi dari akhir proses produksi sampai ke konsumen
akhir, tetapi juga menyangkut arus bahan baku dari suatu sumber sampai pada
akhir proses produksi.
Secara terperinci, kegiatan-kegiatan
yang ada dalam distribusi fisik dapat dibagi ke dalam lima macam, yaitu :
1. Penentuan lokasi persediaan dan
sistem penyimpanannya
2. Penentuan sistem penanganan barang
3. Penggunaan sistem pengawasan
persediaan.
4. Penetapan prosedur untuk memproses
pesanan
5. Pemilihan metode Pengangkutan
Tanggung jawab menejemen pada
masing-masing kegiatan sering dibagi-bagi ke dalam beberapa bagian atau unit
yang kadang-kadang bertentangan satu dengan lainnya. Misalnya : Bagian Produksi
menentukan skedul produksi untuk jangka panjang agar diperoleh ongkos minimum, tetapi
masalah tersebut kemungkinan akan mengakibatkan ongkos persediaan yang tinggi.
Untuk menyelesaikan semua masalah
yang ada dapatlah dipakai teknik-teknik statistik dan metematika, seperti
operation research. Teknik tersebut sangat membantu
dalam penyelesaian masalah-masalah seperti :
§ Penentuan jumlah barang
§ Penentuan lokasi gudang
§ Persediaan yang optimum
§ Rute pengngkutan
§ Metode pengangkutan, dan sebagainya.
2. PENENTUAN LOKASI PERSEDIAAN DAN
SISTEM PENYIMPANANNYA
Beberapa masalah yang dihadapi menejemen dalam
penentuan lokasi persediaan ini antara lain :
§ Jumlah dan ukuran persediaan
§ Penanganan
persediaan
§ Pengangkutannya.
Keputusan-keputusan yang diambil
menejemen tentang jumlah dan lokasi persediaan, misalnya, akan mempengaruhi
metode pengangkutannya. Sering terjadi bahwa hubungan-hubungan yang ada di
antara kegiatan tersebut sangat komplek. Namun tidak jarang pula kita jumpai
hubungan yang sederhana atau tidak begitu komplek, yaitu pada
perusahaan-perusahaan kecil, atau jumlah barang yang ditangani tidak begitu
banyak.
Dalam hal ini, perencanaan dapat
dimulai dengan menentukan jumlah dan lokasi persediaan. Faktor-faktor yang
sangat berpengaruh terhadap masalah tersebut adalah :
§ Sifat pasar
§ Sifat barang
§ Posisi keuangan dari penjualan
Kebijaksanaan terhadap loakasi
persediaan ini bisa didasarkan pada strategi yang diinginkannya, apakah secara
memusat (konsentrasi) ataukah menyebar (dispersi) di daerah pasarnya. Jika
perusahaan mengkonsentrasikan persediaannya, maka akan memudahkan dalam
mengadakan pengawasan. Selain itu, juga akan meningkatkan efisiensi penyimpanan
dan penanganan barangnya. Namun dari segi lain dapat terjadi bahwa beban
pengangkutan akan meningkat dan penghantaran barang ke beberapa segmen pasar
akan terlambat.
3. MACAM-MACAM GUDANG
Dalam operasinya,
perusahaan/produsen dapat memilih untuk menggunakan gudang atau tempat
penyimpanan sendiri, atau menyewa gudang umum. Jadi, pada pokoknya ada dua
macam tempat penyimpanan yang bisa dipakai, yaitu : (1) gudang sendiri, dan (2)
gudang umum.
1. Gudang sendiri
Salah satu alternatif untuk
penyimpanan barang adalah menyimpan di gudang sendiri. Perusahaan dapat
menempuh cara ini apabila : (a) jumlah barang yang disimpan sangat banyak atau
dalam volume besar, dan (b) arus meterialnya berfluktuasi secara musiman.
Karena semua fasilitas penyimpanan tersebut dimiliki sendiri oleh perusahaan,
maka pengelolaannya menjadi tanggungjawab menejer meskipun lokasinya jauh dari
pabrik.
2.
Gudang Umum
Gudang umum (public warehouse) ini merupakan unit usaha tersendiri
yang menghususkan kegiatannya di bidang penyimpanan. Ia menawarkan jasa
penyimpanan dan fasilitas penanganan /pengangkutan, baik kepada individu maupun
kepada perusahaan lain yang memerlukannya, termasuk lembaga-lembaga non bisnis.
Sebagai penghasilannya
ia menerima sejumlah sewa sebesar ruangan yang dipakai dan selama ruangan
tersebut ditempati.
Kita mengenal beberapa jenis gudang
umum yang penggolongannya didasarkan pada macam barang yang disimpan. Jenis
gudang umum tersebut adalah (a) gudang barang-barang umum, (b) gudang
barang-barang khusus, dan (c) gudang pendingin.
a.
Gudang barang-barang umum
Gudang ini dapat dipakai untuk menyimpan semua jenis barang yang
memerlukan perlindungan terhadap cuaca, baik barang dari hasil pabrik maupun
bukan pabrik. Biasanya gudang seperti ini tidak dilengkapi dengan alat pengukur
suhu, pengatur kelembaban udara, ataupun alat-alat pengangkutannya. Gudang ini
juga disebut general merchandise warehouse.
b.
Gudang barang-barang khusus
Gudang barang-barang khusus (
special commodity warehouse) ini biasanya dipakai untuk menyimpan barang dari
hasil pertanian seperti : kapas, tembakau, padi, dan sebagainya.
c.
Gudang pendingin
Gudang pendingin (cold storage werwhouse) merupakan gudang atau
tempat penyimpanan yang dilengkapi degan alat pendingin agar barang yang
disimpan tidak cepat rusak, misalnya : daging, ikan basa, dan sebagainya.
Dalam perdagangan internasional
sering para pedagang menggunakan gudang umum sebagai tempat penyimpanan
sementara sebelum diperbolehkan memasuki pasaran suatu negara. Seluruh proses
administrasi termasuk pembayaran pajak yang sudah ditetapkan harus diselesaikan
lebih dulu. Setelah semuanya beres, barang-barang yang ada di gudang baru boleh
dikeluarkan untuk dijual ke pasar. Biasanya pemakai gudang seperti ini
dilakukan dengan suatu kontrak perjanjian, dan lokasinya tidak jauh dari
pelabuhan di mana kapal-kapal dapat melakukan bongkar muat. Gudang umum seperti ini dinamakan bonded warehouse.
4.
SISTEM PENANGANAN BARANG
Pemilihan alat-alat yang sesuai untuk menangani barang (product
handling) merupakan aspek yang penting dalam menejemen distribusi fisik. Ongkos
yang dikeluarkan oleh perusahaan (ongkos untuk menangani barang) adalah
termasuk bagian dari seluruh biaya diatribusi fisik. Biasanya semua peralatan
yang diperlukan untuk penanganan tersebut berada ditempat penyimpanan itu
sendiri, seperti : truk pengangkat (forklift truck), Derek, dan sebagainya.
Adapun system penanganan barang yang dapat
digunakan antara lain : (1) paletisasi, dan (2) pengemasan.
1.
Paletisasi
Dalam paletisasi, penanganan barang-barang baik berupa bahan baku maupun barang jadi
dipakai suatu alat yang disebut palet. Dengan alat ini barang-barang dapat
dipindahkan secara cepat. Penggunaannya akan lebih ekonomis apabila material
yang ditangani jumlahnya besar.
2.
Pengemasan
Di sini, barang-barang yang ditangani ditempatkan dalam suatu
kemasan atau peti kemas baik dari logam, kayu, ataupun bahan yang lain.
Biasanya kemasan ini dibuat dalam ukuran-ukuran tertentu sehingga sangat mudah
dalam pengangkutannya. Pihak pengangkutan tidak perlu membongkar isinya satu
per satu jika ingin memindahkannya, tetapi cukup dipindahkan sekaligus beserta
peti kemasannya. Cara ini
sekarang banyak dipakai karena dianggap sangat praktis terutama untuk
barang-barang kelontong.
5.
SISTEM PENGAWASAN PERSEDIAAN
Faktor penting yang lain dalam system distribusi fisik adalah
mengadakan pengawasan secara efektif terhadap komposisi dan besarnya
persediaan. Adapun tujuan dalam pengawasan persediaan adalah meminimumkan jumlah
investasi yang diperlukan, dan meminimumkan fluktuasi dalam persediaan sambil
melayani pesanan dari pembeli.
Besarnya persediaan sangat ditentukan oleh
keseimbangan kebutuhan pasar dengan faktor biaya. Sedangkan permintaan pasar
dapat diukur dengan menggunakan analisa ramalan penjualan. Adapun macam-macam
ongkos yang harus dipertimbangkan ini adalah : (1) ongkos perolehan, dan (2)
ongkos penyimpanan.
§ Ongkos perolehan (acquisition cost) adalah
ongkos untuk membuat atau membeli barang yang disimpan.
§ Ongkos penyimpanan ( carryng cost atau
holding cost) adalah ongkos-ongkos seperti : biaya simpanan di gudang, bungan
investasi, kerugian yang diakibatkan oleh kerusakan atau hilangnya barang,
pajak, dan sebagainya.
Selain keseimbangan kebutuhan pasar dengan faktor
biaya, tingkat kepuasan pembeli juga sangat mempengaruhi batas maksimum
persediaan yang harus diadakan. Konsumen yang merasa puas sering memesan
kembali secara mendadak, sehingga perusahaan perlu mengambil kebijaksanaan
untuk berjaga-jaga. Dari segi lain perlu diperhatikan pula batas tertinggi dari
jumlah persediaannya, jangan sampai terlalu berlebihan. Jika jumlah persediaan
terlalu besar (melebihi batas maksimum), hal ini dapat mengakibatkan
berkurangnya penghasilan atau bahkan dapat pula terjadi kerugian.
Kemudian, berapa tepatnya jumlah persediaan yang
harus diadakan? untuk menjawab pertanyaan ini kita perlu menghitung-hitung
dengan menggunakan rumus :
 |
2.
R.S
EOQ = ---------
P.I.
Dimana :
EOQ = jumlah pesanan yang paling ekonomis
(Economical Order Quantity)
R = jumlah unit yang dibutuhkan dalam satu
periode tertentu.
S
= biaya pesanan setiap kali pesan
P
= harga pembelian per unit
I =
Biaya penyimpanan dan pemeliharaan di gudang yang dinyatakan dalam
persentase (%) dari nilai rata-rata persediaan dalam rupiah.
Contoh :
Diketahui bahwa jumlah unit yang dibutuhkan
dalam satu bulan adalah 40.000 unit. Biaya pesanan setiap kali pesan = Rp.
6,50. Harga pembelian per unit = Rp. 18,-. Biaya penyimpanan dan pemeliharaan
di gudang = 20% dari nilai rata-rata persediaan. Berapakah jumlah pesanan yang
paling ekonomis ?
Jawab :
R = 40.000 unit
S = Rp. 6,50
P = Rp. 18,-
I = 20%
|
2.R.S
EOQ
= ----------
P.I
 |
2 x
40.000 x 6,5
= ------------------------
18
x 20%
=
380 unit ( sudah dibulatkan).
Kita telah mengetahui bahwa jumlah
persediaan yang dipelihara oleh perusahaan ditujukan untuk memenuhi pesanan
dari pembeli yang datang sewaktu-waktu. Sedangkan pesanan itu ada karena adanya
kebutuhan. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut pemebeli mempunyai dua
alternative, yaitu : (a) memesan langsung pada produsen, atau (b) memesan lewat
penyalur.
Sistem pengawasan persediaan yang
umumnya digunakan oleh perusahaan adalah system yang didasarkan pada analisa
penjualan masalalu. System tersebut adalah : (a) basic
stock lits, dan (b) model stock plan.
a.
Basic stock lists
Basic stock atau daftar persediaan pokok ini dapat dipakai untuk
mencatat keterangan-keterangan tentang barang yang disimpan, tentang ukurannya,
warnanya, jumlahmya, dan sebagainya. Termasuk juga untuk mencatat informasi
tentang penjualan barang tersebut, jumlah minimum pada saat memesan lagi, dan
jumlah yang dipesan lagi. System
ini biasanya digunakan untuk barang-barang seperti kapas, wool, dan sebagainya.
b.
Model stock plan
Sistem ini biasanya hanya digunakan untuk barang-barang mode seperti
: pakaian, sepatu, tas, dan sebagainya, sehingga persediaan hanya diperlukan
pada satu musim mode saja.
6.
PROSEDUR MEMPROSES PESANAN
Menejemen perlu menetapkan suatu prosedur dalam memenuhi pesanan
konsumen. Adapun kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan untuk memproses pesanan
tersebut antara lain : menyelenggarakan kegiatan kantor secara teratur, membuat
barang dengan baik, serta menyampaikannya kepada pembeli. Jika perusahaan tidak
sanggup atau tidak mampu melaksanakan pesanan, maka ia harus memberitahu
kepada pembeli. Hal ini dimaksudkan agar
pembeli tidak kecewa di kemudian hari. Ketidak mampuan perusahaan untuk melaksanakan pesanan tersebut dapat
disebabkan oleh beberapa faKtor, seperti :
§ Pendeknya waktu yang diminta oleh pembeli
dalam menyelesaikan pesanannya, atau
§ Kemampuan teknis perusahaan tidak memadai,
atau
§ Terbatasnya sumber dana yang dimiliki
perusahaan, dan sebagainya.
7.
PEMILIHAN METODE PENGANGKUTAN
Produsen perlu membujuk agen yang akan melayani pengangkutan barang-barangnya
ke perantara, atau ke pembeli akhir, atau dari perantara yang satu ke perantara
yang lainnya. Pembahasan disini lebih ditunjukan pada masalah pengangkutan
antar kota
karena pengangkutan dalam perusahaan sendiri sudah dibahas dimuka.
Dalam hal ini, rute dan rit pengangkutan merupakan factor yang
penting, dan mempunyai hubungan erat dengan pasar atau daerah penjualan, serta
lokasi persediaan. Selain
itu, fasilitas pengangkutan yang ada juga merupakan faktor penentu. Pada
umumnya, fasilitas pengangkutan yang dipakai untuk dalam kota hanyalah dengan
kendaraan bermotor, atau pengangkutan jalan raya lainnya.
Adapun lembaga-lembaga yang
menyediakan jasa angkutan ini ada dua, yaitu :
§ Agen pengangkutan yang memiliki
alat-alat pengangkutan sendiri, seperti : kereta api (milik PJKA)
§ Perantara angkutan (freight forwarder)
yang tidak memiliki alat angkautan sendiri.
Lembaga-lembaga
tersebut termasuk lembaga pemasaran karena jasa yang ditawarkan ikut membantu
dalam bidang pemasaran.
Label :
Pemasaran,
Langganan:
Posting Komentar (Atom)
Terima Kasih Ilmunya...
BalasHapus