Senin, 27 Oktober 2014
Staffing merupakan salah satu fungsi
manajemen yang dikemukakan oleh Harold Koonzt & Cyril O’Donnel yang berarti
: Pengisian Jabatan atau pengisian tenaga kerja atau penarikan tenaga kerja.
Staffing adalah
kegiatan seorang manajer untuk mencari/menarik orang-orang (pegawai yang akan
mengisi jabatan yang kosong dalan suatu perusahaan (organisasi) agar dapat
melaksanakan tugas dengan baik.
Tujuannya adalah untuk
menarik, menempatkan pegawai menurut jumlah, jenis, keahlian dan keterampilan,
sesuai dengan kebutuhan perusahaan, agar pegawai dapat bekerja secara efektif.
Pengisian
jabatan didasarkan pada azas “The right man in the right place”
(penempatan orang-orang yang tepat pada tempat yang tepat) dan The right man
in the right job (penenpatan orang-orang yang tepat pada pekerjan yang
tepat).
Agar asas ini
dapat diterapkan dengan baik,maka hendaknya pengisian jabatan berpedoman
kepada “Apa” baru “Siapa”
Apa artinya harus berpedoman
pada Job description (uraian tugas dan tanggung jawab akan dilaksanakan pada
jabatan itu)
Siapa, harus berpedoman pada “Job
Specification” (syarat-syarat /klasifikasi-klasifikasi orang yang dapat
melaksanakan pekerjaan pada jabatan tersebut).
Sebelum
melaksanakan kegiatan penarikan tenaga kerja, maka terlebih dahulu kita harus
mengetahui/menentukan mengenai :
-
sifat dan keadaan pekerjaan
-
sifat dan kecakapan orang yang akan menduduki jabatan
-
pengalamannya
-
kepribadiannya
-
keadaan fisiknya, dsb.
Untuk mengetahui
hal tersebut, kita perlu melakukan Analisa Jabatan (Job Analysis)
Job analysis adalah menganalisa
kegiatan-kegiatan apa saja yang harus dilakukan pada suatu jabatan tertentu,
mengapa pekerjaan itu dilakukan dan
bagaimana melakukannya.
Dari hasil
analisa jabatan ini, disusunlah uraian pekerjaan dan spesifikasi jabatan (job description dan job specification).
Job description adalah suatu uraian-uraian mengenai tugas-tugas dan tanggung jawab
pada suatu jabatan, berapa jumlah pegawai, peralatan apa yang digunakan,
bagaimana hubungannya dengan bagian lain, sedangkan
Job
specification
adalah suatu uraian tentang persyaratan minimal pegawai untuk dapat
memangku suatu jabatan tertentu agar dapat bekerja secara efektif, seperti :
pendidikan, jenis kelamin, usia, kondisi fisik, pengalaman kerja, dll.
I.
PENGADAAN PEGAWAI
Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi dan induksi
untuk mendapatkan karyawan, baik kualitas maupun kuantitasnya sesuai dengan
kebutuhan perusahaan.
Dari pengertian di atas, maka dalam pengadaan pegawai ini, kita akan
melakukan kegiatan-kegiatan :
-
Penerimaan
(penpenarikan) tenaga kerja.
-
seleksi
-
penempatan, orientasi dan
induksi
PENARIKAN TENAGA KERJA/PENERIMAAN
Sebelum
melakukan merarikan/penerimaan tenaga kerja, perusahaan harus terlebih dahulu
menginformasikan beberapa hal, seperti : jumlah dan kualitas tenaga kerja yang
dibutuhkan, syarat-syarat (jenis kelamin, pendidikan, umur dsb),
menginformasikan kepada pasar (mayarakat), menentukan batas waktu
penerimaan/pendaftaran.
Sumber-sumber Pegawai :
Pada umumnya
sumber pegawai/tenaga kerja dapat digolongkan kepada 2 sumber, yaitu : (a)
sumber dari dalam perusahaan dan (b) sumber dari luar perusahaan.
Sumber dari dalam perusahaan diartikan bahwa bilamana ada lowongan yang kosong, maka para
pegawai yang bekerja dalam perusahaan dipilih atau diangkat untuk memangku
jabtan yang kosong tersebut.
Sumber dari luar perusahaan berarti pegawai yang akan diterima
berasal dari luar perusahaan itu sendiri. Sumber dari
luar ini meliputi :
-
Lembaga-lembaga pendidikan
-
Kantor penempatan tenaga kerja
(Depnaker)
-
Pasar tenaga kerja
-
Teman-teman pegawai perusahaan
-
Melalui advertensi dan
sumber-sumber lain.
SELEKSI
Setelah selesai
kegiatan pendaftaran, kemudian dilakukan seleksi/tes.
Dalam seleksi ini akan meliputi :
-
seleksi berkas/surat-surat
lamaran,
-
seleksi tertulis,
-
lisan,
-
wawancara,
-
tes psikologi,
-
tes kesehatan, dan lain-lain
sesuai kebutuhan suatu organisasi.
PENEMPATAN
Bagi calon yang
dinyatakan lulus, akan diangkat/ditempatkan pada jabatan yang telah ditentukan,
dengan masa percobaan (lamanya ditentukan oleh perusahaan), dan bagi pegawai
yang berhasil melalui masa percobaan ini akan diangkat secara resmi dengan
Surak Keputusan (SK).
Penempatan ini
harus berdasarkan pada Job description
dan jon specification yang telah ditentukan serta berpedoman pada
prinsip “The right man on the right place” (penempatan orang-orang yang
tepat pada tempat yang tepat) dan “The right man behind the right job”
(penempatan orang yang tepat untuk jabatan yang tepat).
Orientasi atau perkenalan
bagi setiap karyawan baru terhadap pekerjaannya untuk mengatasi keragu-raguan,
kecanggungan, dan timbul rasa percaya diri dalam melakukan pekerjaannya.
Induksi karyawan adalah
merupakan kegiatan untuk mengubah perilaku karyawan baru supaya menyesuaikan diri dengan tata tertib
perusahaan. Induksi ini merupakan tugas dari atasan langsung.
II. PENGEMBANGAN KARYAWAN (Developing)
Pengembangan
pegawai dimaksudkan untuk meningkatkan keahlian dan keterampilan melalui pendidikan dan latihan.
Dengan
pendidikan akan meningkatkan keahlian teoritis dan moral pegawai, sedangkan
Latihan akan meningkatkan keterampilan teknis para pegawai.
Tujuan pengembangan
(pendidikan dan latihan) secara umum adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas
kerja para pegawai. Disamping itu, tujuan-tujuan lain secara khusus adalah :
-
meningkatkan tingkat
produktivitas pegawai
-
mengurangi tingkat kecelakaan
-
meningkatkan gairah kerja
-
mengurangi tingkat kerusakan
dalam pekerjaan/pemborosan
-
meninkatkan pengetahuan serba
guna
-
menaikkan
rasa puas pegawai, dll.
Pengembangan ini perlu dilakukan karena :
1.
Karyawan yang baru diterima
belum tentu ahli atau cocok dengan pekerjaan yang ditugaskannya.
2.
Keusangan atau ketinggalan
pengetahuan karyawan lama
3.
Menyesuaikan dengan
perkembangan teknologi.
Pengembangan
karyawan ini dapat dilakukan dalam dua cara, yaitu :
1.
Dengan mengikuti pendidikan
formal Þ dapat dilakukan di dalam
perusahaan bagi organisasi/perusahaan yang mempunyai lembaga pendidikan formal,
atau dilakukan di luar perusahaan.
2. Dengan pendidikan informal Þ dapat dilakukan di dalam dan di luar organisasi/
perusahaan.
III. PEMELIHARAAN PEGAWAI
Pemeliharaan
pegawai dimaksudkan agar para pegawai dapat bekerja dengan baik, dan dapat
mengurangi tingkat perputaran (turn over) serta meminimalkan absensi karyawan.
Perputaran yang
tinggi akan menimbulkan kerugian. Agar perputaran pegawai dapat diminimalkan,
maka manajer harus memperhatikan masalah pemeliharaan ini dengan cara :
-
memberikan gaji yang wajar
-
memberikan suasana kerja yang
baik
-
perlakuan yang baik
MOTIVASI
-
memberikan jaminan sosial
-
promosi yang baik, dsb.
IV.
PEMBERHENTIAN
Pemberhentian
adalah kegiatan melakukan pemutusan hubungan kerja antara majikan dan karyawan
:
Kegiatan ini terdiri dari :
1. Pensiun
2. PKH
3. Kesalahan yang merugikan perusahaan.
Bahan/Materi Kuliah :
Koordinasi Dalam Manajemen
1.
Pengertian
Koordinasi adalah usaha mencegah terjadinya kekacauan, percekcokan,
kekosongan pekerjaan, agar tujuan dapat tercapai
Koordinasi adalah tindakan seseorang manajer untuk mengusahakan
terjadinya keselarasan antara tugas/pekerjaan
yang dilakukan oleh seseorang/bagian yang satu dengan orang/bagian yang
lain, agar tidak terjadi kesimpangsiuran dalam pelaksanaan pekerjaan.
Menurut Dr. Awaluddin Djamin, MPA : Koordinasi adalah suatu usaha
kerjasama antara badan, instansi, unit dalam pelaksanaan tugas-tugas tertentu
sedemikian rupa sehingga terdapat saling mengisi, saling membantu dan saling
melengkapi.
2. Koordinasi sangat penting oleh karena :
Koordinasi
memungkinkan suatu penyelesaian pekerjaan secara menyeluruh
Masing-masing bagian dalam
organisasi yang membentuk keseluruhan menjadi sangat penting dibawah koordinasi
Koordinasi mementingkan unsur
manusia
Koordinasi dapat mengikat
menjadi satu kesatuan integral dari beberapa macam tingkatan unit organisasi.
3.
Koordinasi dapat dibedakan atas
:
a.
Koordinasi Vertikal
b.
Koordinasi Horizontal
Koordinasi Vertikal adalah tindakan penyatuan, pengarahan yang
dijalankan oleh atasan terhadap kegiatan-kegiatan, unit-unit, kesatuan-kesatuan
kerja yang ada dibawah wewenang dan tanggung jawabnya.
Koordinasi Horizontal ; yaitu
koordinasi yang dilakukan pada organisasi yang setingkat, atau mempunyai level
yang sama.
Koordinasi Horizontal terbagi dua :
-
Interdiciplinary ; Koordinasi
yang dilakukan pada unit-unit yang mempunyai tugas dan fungsi yang sama.
-
Inter-related ; Koordinasi yang
dilakukan antar instansi (badan) yang mempunyai fungsi yang berbeda, tapi
mempunyai ketergantungan antar satu dengan lainnya.
4.
Syarat-Syarat Koordinasi :
a.
Sense of Cooperation (perasaan untuk bekerjasama). Ini dilihat dari bagian per
bagian atau kerjasama bagian, bukan orang per orang
b.
Rivalry; Dalam perusahaan besar sering diadakan persaingan antar bagian,
agar bagian-bagian ini berlomba-lomba untuk mencapai kemajuan.
c.
Team Spirit; artinya setiap orang/bagian dalam organisasi harus saling harga
menghargai.
d.
Esprit de Corps; artinya bagian-bagian yang diikut sertakan atau dihargai, umumnya
akan meningkatkan kegiatannya atau meningkat semangat kerjanya.
5.
Sifat Koordinasi :
a.
Koordinasi bersifat dinamis,
bukan statis.
b.
Koordinasi menekankan pandangan
menyeluruh oleh seorang manajemen dalam kerangka mencapai tujuan
c.
Koordinasi hanya meninjau suatu
pekerjaan secara keseluruhan.
6.
Cara Mengadakan Koordinasi :
-Mengadakan
pertemuan resmi secara rutin dan berkala
-Membuat
buku pedoman mengenai tata kerja pelaksanaan tugas masing-masing.
-Pimpinan mengadakan
pertemuan informal dengan bawahannya dalam rangka pemberian bimbingan,
konsultasi dan pengarahan.
-Mendorong anggota untuk
bertukan pikiran, mengemukakan ide-ide.
-Mendorong anggota untuk
berpartisipasi dalam tingka perumusan, penciptaan sasaran.
7.
Hambatan Dalam Melakukan
Koordinasi :
a.Karena
setiap bagian mementingkan bagiannya masing-masing
b.Karena
adanya departementasi.
Akibat
Kurangnya Koordinasi :
a. Pejabat/karyawan
akan saling bertengkar mengenai haknya, tetapi saling melempar tanggung jawab.
b. Adanya
keputusan yang dibuat kurang sempurna, karena kurangnya bahan yang terhimpun
dari berbagai unit.
8.
Cara Mengatasi Kurangnya
Koordinasi :
1.
Pembagian kerja yang jelas dan
semua pekerjaan harus terbagi habis.
2.
Pupuklan semangat kerjasama
dalam arti yang baik.
3.
Siapkan fasilitas komunikasi
yang memadai
4. Ciptakan langkah-langkah koordinasi secara
kontinue.
PENDELEGASIAN
WEWENANG
(Delegation of Authority)
1. Pengertian
Pendelegasian wewenang adalah pemberian wewenang oleh
seseorang pimpinan kepada bawahannya untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu.
Pendelegasian wewenang adalah kegiatan seseorang manajer
untuk menugaskan bawahannya agar mengerjakan sebagian tugas-tugas manajer
tersebut, dan pada wak[i]tu
yang bersamaan memberikan kekuasaan kepada bawahan, sehingga bawahan dapat
melaksanakan tugas-tugasnya dengan baik atau dapat mempertanggung jawabkan
pekerjaannya.
Pendelegasian wewenang
merupakan proses pembagian kerja, pengelompokkan tugas-tugas seorang
manajer sedemikian rupa, sehingga akhirnya manajer hanya mengerjakan
pekerjaan-pekerjaan yang tidak dapat didelegasikan.
Pendelegasian wewenang adalah proses dimana para manajer
mengalokasikan wewenang ke bawah kepada orang-orang yang melapor kepadanya.
Dari beberapa pengertian tersebut di atas dapat
diketahui adanya tiga unsur dalam pendelegasian wewenang, yaitu :
Responsibility ( tugas )
Authority (kekuasaan atau
wewenang)
Accountability
(pertanggungjawaban)
Ketiga unsur ini tidak dapat dipisahkan dalam hal
pendelegasian wewenang, artinya apabila salah satu unsur tidak ada, maka
pendelegasian wewenang tersebut tidak akan berjalan dengan baik.
2. Asas-asas Pendelegasian
Wewenang
Asas delegasi atas hasil yang
diharapkan
Asas penentuan fungsi atau
kejelasan tugas
Asas rantai berkala
Asas tingkat wewenang
Asas kesatuan komando
Asas kemutlakan tanggung jawab
Asas keseimbangan antara
wewenang dan tanggung jawab
Asas pembagian kerja
Asas efisiensi
3. Delegasi wewenang perlu dilakukan dalam suatu
organisasi/perusahaan oleh karena : (beberapa
alasan mengapa pendelegasian wewenang dilakukan)
§ Semakin luasnya perusahaan/pekerjaan dan tidak mungkin lagi dapat
dilakukan sendiri oleh manajer.
§ Delegasi merupakan langkah penting untuk mengembangkan bawahan
§ Apabila manajer berhalangan, maka tugasnya dapat didelegasikan
kepada orang lain.
§ Delegasi wewenang merupakan kunci organisasi.
Di lain pihak ada juga manager yang tidak mau melakukan delegasi
wewenang. Hal ini mempunyia beberapa alasan, yaitu :
§ Delegasi wewenang dapat mengungkapkan kelemahan managerial,
prosedur, metode yang kurang tepat.
§ Manajer ingin berkuasa
§ Manajer tidak mau menanggung resiko/kesalahan yang dilakukan oleh
bawahan, karena bawahan dapat saja mengambil keputusan yang salah.
§ Manajer takut bahwa bawahan akan melaksanakan tugasnya dengan
efektif, sehingga posisinya sendiri terancam.
§ Manajer tidak/kurang mempunyai kepercayaan akan kemampuan bawahan.
§ Adanya kecenderungan pada manusia untuk
ingin melaksanakan hal-hal tertentu secara pribadi.
Hambatan-hambatan dalam prosen pendelegasian,
tidak semuanya berasal dari pihk manajer, tetapi juga dapat bersumber dari bawahan.
Di pihak bawahan juga mempunyai beberapa alasan, sehingga mereka tidak mau
menerima delegasi, yaitu :
§ Dengan delegasi, berarti bawahan menerima
tambahan pekerjaan/tanggung jawab.
§ Ada perasaan dari bawahan tersebut bahwa
mereka akan melaksanakan wewenang barunya dengan salah dan menerima kritik.
§ Bawahan kurang mempunyai kepercayaan diri
dan merasa tertekan bila dilimpahkan wewenang pembuatan keputusan yang lebih
besar.
4. Syarat-Syarat Delegasi Wewenang
§ Unsur delegasi (tugas,
wewenang dan tanggung jawab)
§ Manajer harus mendeleger kepada orang yang tepat
§ Manajer harus memberi peraturan dan prosedur yang cukup untuk
pelaksanaan tugas.
§ Manajer harus memberikan insentif (perangsang) kepada bawahan, baik
materil maupum non materil.
Disamping syarat-syarat tersebut diatas, pendelegasian wewenang akan
dilakukan oleh seorang manajer bilaman Manajer tersebut mempunyai sikap pribadi sebagai berikut :
§ Harus dapat menerima pendapat orang lain
§ Harus bersedia melepaskan sebahagian wewenagnya kepada bawahan
§ Harus mempercayai orang lain/bawahan
§ Harus dapat melaksanakan pengawasan secara intensif, ketat dan luas.
SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI
Sentralisasi dan desentralisasi dalam manajemen adalah sangat erat
kaitannya dengan pendelegasian wewenang, Namun perlu diketahui bahwa
Sentralisasi dan Desentralisasi dalam manajemen tidak dapat dilakukan secara
mutla.
Sentralisasi adalah sebahagian besar wewenang/kekuasaan masih tetap
dipegang oleh top manajemen, hanya sebahagian kecil saja yang disebar luaskan
kepasa seluruh struktur organisasi, sedangkan
Desentralisasi adalah sebahagian besar wewenang telah disebarluaskan kepada seluruh
struktur organisasi (kepada unit-unit yang ada) untuk dilaksanakan, dan hanya
sebahagian kecil wewenang yang masih dipegang oleh manajer.
Tugas-tugas yang dapat didelegasikan, dapat ditinjau dari :
1.
Dari sudut proses (fungsi
manajemen) :
§ Perencanaan dan pelaksanaan, sebahagian besar dapat didelegasikan
kepada orang lain.
§ Pengawasan, sebahagian kecil saja yang dapat didelegasikan.
2.
Dari sudut bidang-bidang :
§ Bidang Personalia dan
Keuangan, sebaiknya tidak didelegasikan atau dengan kata lain harus
disentralisasi.
§ Sedangkan bidang-bidang Produksi dan Pemasaran sebahagian besar
dapat didelegasikan.
Label :
Manajemen,
Langganan:
Posting Komentar (Atom)
0 komentar