Kamis, 03 September 2015
Fungsi pengendalian (fungsi controlling) adalah fungsi
terakhir dari proses manajemen. Pengendalian ini berkaitan erat sekali dengan fungsi
perencanaan dan kedua fungsi ini merupakan hal yang saling mengisi, karena:
-
Fungsi pengendalian harus
terlebih dahulu direncanakan;
-
Pengendalian
hanya dapat dilakukan, jika ada perencanaan rencana;
-
Pelaksanaan rencana akan baik,
jika pengendalian dilakukan secara baik;
-
Tujuan baru dapat diketahui
tercapai dengan baik atau tidak setelah pengendalian atau pengukuran dilakukan.
Dengan demikian peranan pengendalian sangat menentukan
baik/buruknya pelaksanaan suatu rencana. Sebagai bahan perbandingan pengertian
fungsi pengendalian (controlling).
Berikut beberapa definisi:
Earl P. Strong
Controlling is the
process of regulating the various factors in an enterprise according to the
requirement of its plans.
Pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu
perusahaan, agar sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana.
Harol Koonnttz
Control as the
measurement and correction of performance of subordinates in order to make sure
that enterprise objective and the plans devised to attain then are accomplished
Pengendalian adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan
kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai
tujuan-tujuan perusahaan dapat terselenggara
Pengendalian dapat dirumuskan sebagai proses penentuan
apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan yaitu
pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan bila perlu melakukan perbaikan-perbaikan,
sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana, yaitu selaras dengan standar.
Tujuan pengendalian /pengawasan adalah supaya ”proses
pelaksanaan dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan rencana dan melakukan
tindakan perbaikan (corrective) jika terdapat penyimpangan-penyimpangan
(deviasi); supaya tujuan yang dihasilkan sesuai dengan yang direncanakan.
Dengan demikian pengendalian bukan hanya untuk mencari
kesalahan-kesalahan tetapi berusaha
untuk menghindarkan terjadi penyimpangan-penyimpangan.
Jadi kontrol dilakukan sejak proses dimulai, sampai dengan pengukuran hasil
yang dicapai. Dengan pengendalian diharapkan juga agar pemanfaatan semua unsur
manajemen (6M) efektif dan efisien. Efektivitas (berhasil-guna) sedangkan
efisien (berdaya-guna).
B. ASAS-ASAS PENGENDALIAN
Harold Koontz dan Cyril O Donnell menetapkan asas
pengendalian sebagai berikut:
1.
Asas tercapainya tujuan (principle of assurance of objective), pengendalian
harus ditujukan ke arah tercapainya tujuan, yaitu dengan mengadakan perbaikan
(koreksi) untuk menghindarkan penyimpangan-penyimpangan/deviasi dari perencanaan.
2.
asas efisiensi pengendalian (principle of efficiency of control).
Pengendalian itu efisien bila dapat menghindarkan deviasi-deviasi dari perencanaan,
sehingga tidak menimbulkan hal-hal lain yang di luar dugaan.
3.
asas tanggung jawab
pengendalian (principle of control
responsibility). Pengendalian hanya dapat dilaksanakan apabila manajer
bertanggung jawab penuh terhadap pelaksanaan rencana.
4.
asas pengendalian terhadap masa
depan (principle of future control).
Pengendalian yang efektif harus ditujukan ke arah pencegahan penyimpangan
perencanaan yang akan terjadi baik pada
waktu sekarang maupun masa yang akan datang.
5.
asas pengendalian langsung. (principle
of direct control) teknik kontrol yang paling efektif ialah mengusahakan adanya manajer bawahan yang berkualitas
baik. Pengendalian itu dilakukan oleh manajer
atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah.
6.
asas refleksi perencanaan (principle of reflection of plans)
pengendalian harus disusun dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter
dan susunan perencanaan.
7. asas penyesuaian dengan organisasi (principle of organizational suitability) pengendalian harus
dilakukan sesuai dengan struktur organisasi. Manajer dan bawahannya merupakan
saran untuk melaksanakan rencana. Dengan demikian pengendalian yang efektif harus disesuaikan dengan besarnya
wewenang manajer, sehingga mencerminkan struktur organisasi.
8.
asas pengendalian individual (principle of individuality of control).
Pengendalian harus sesuai dengan kebutuhan manajer. Teknik kontrol harus
ditujukan terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manajer
9.
asas standar (principle of standar). Kontrol yang
efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat, yang akan dipergunakan
sebagai tolok ukur pelaksanaan dan
tujuan yang capai
10.
asas pengawasan terhadap
strategis (principle of strategic point control).
Pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan adanya perhatian yang
ditujukan terhadap faktor-faktor yang strategis dalam perusahaan
11.
asas kekecualian (the exception principle) efiensi dalam
kontrol membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor
kekecualian. Kekecualian ini dapat terjadi dalam keadaan tertentu ketika situasi berubah atau tidak sama.
12.
asas pengendalian fleksibel (principle of flexibility of control).
Pengendalian harus luwes untuk menghindarkan kegagalan pelaksanaan rencana.
13.
asas peninjauan kembali (principle of review) sistem kontrol
harus ditinjau berkali-kali, agar sistem yang digunakan berguna untuk mencapai
tujuan.
14.
asas tindakan (principle of action). Pengendalian dapat
dilakukan apabila ada ukuran-ukuran untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan
rencana, organisasi, staffing dan directing.
C. PROSES PENGENDALIAN (PROCESS CONTROL)
Pengendalian/kontrol dilakukan melalui tahap-tahap
sebagai berikut:
1. Menentukan standar-standar atau dasar
untuk kontrol
2.
Mengukur pelaksanaan
3. Membandingkan pelaksanaan dengan standar
dan menentukan deviasi-deviasi bila ada.
4. Melakukan tindakan perbaikan jika terdapat
penyimpangan x(deviasi), agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.
D. JENIS-JENIS PENGENDALIAN
1.
Pengendalian produksi (production control). Yaitu untuk
mengetahui kualitas dan kuantitas produk yang dihasilkan, apakah sesuai dengan
rencana yang ada.
2.
Pengendalian keuangan (financial control). Pengendalian ini
ditujukan kepada hal-hal yang menyangkut keuangan, tentang pemasukan dan
pengeluaran, biaya-biaya perusahaan, termasuk pengendalian anggaran.
3.
Pengendalian pegawai (personal
control). Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya
dengan kegiatan pegawai, apakah pegawai bekerja sesuai dengan perintah, rencana, taat kerja, absensi
pegawai dan lain-lain
4.
Pengendalian waktu (time control) pengendalian ini ditujukan
kepada pengunaan waktu, artinya apakah waktu untuk mengerjakan suatu pekerjaan
sesuai atau tidak dengan rencana.
5.
Pengendalian kebijaksanaan (policy control). Pengendalian ini
ditujukan untuk mengetahui dan menilai apakah kebijaksanaan organisasi telah
dilaksanakan sesuai dengan yang telah digariskan.
6.
Pengendalian teknis (technical control). Pengendalian ini
ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik yang berhubungan dengan tindakan
dan teknis pelaksanaan
7.
Pengendalian penjualan (sales control). Pengendalian ini
ditujukan untuk mengetahui apakah produksi yang dihasilkan terjual sesuai
dengan target yang ditetapkan
8.
Inventory control
9.
Maintenance control
E. SIFAT DAN WAKTU
PENGENDALIAN
Sifat dan waktu
pengendalian/kontrol dibedakan atas:
1. preventive control: pengendalian yang
dilakukan sebelum kegiatan dikerjakan dengan maksud supaya tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan.
2. repressive control: ialah pengendalian
yang dilakukan setelah terjadi penyimpangan/kesalahan dalam pelaksanaan
kegiatan, dengan maksud agar tidak terjadi pengulangan kesalahan, sehingga
sasaran yang direncanakan dapat dicapai.
3. pengendalian yang dilakukan dengan proses
penyimpangan terjadi
4. pengendalian berkala ialah pengendalian
yang dilakukan secara berkala sebulan sekali atau satu kuartal sekali atau satu
tahun sekali
5. pengendalian mendadak ialah pengendalian
dilakukan secara mendadak.
F. CARA-CARA PENGENDALIAN
Seorang manajer harus mempunyai berbagai cara untuk
memastikan semua fungsi manajemen dilaksanakan dengan baik hal ini dapat diketahui
melalui proses kontrol.
Cara-cara pengendalian ini dapat di bedakan atas:
1.
pengawasan langsung
2.
pengawasan tidak langsung
3.
pengawasan berdasarkan kekecualian.
Pengawasan langsung ialah pengawasan yang dilakukan
secara langsung oleh seorang manajer secara pribadi. Ia memeriksa pekerjaan
yang sedang dilakukan untuk mengetahui apakah hasil-hasilnya seperti yang
dikehendakinya.
Pengendalian langsung ini dapat dilakukan dengan cara
inspeksi langsung, observasi di tempat dan laporan di tempat. Manajer yang
mempunyai tugas yang kompleks tidak mungkin dapat melakukan pengendalian langsung sebanyak mungkin, maka
untuk tugas pengendalian ini dilakukan dengan pengendalian tidak langsung.
Pengendalian tidak langsung ialah pengendalian jarak
jauh melalui laporan yang diberikan oleh bawahan. Laporan ini dapat berupa
kata-kata, angka-angka atau statistik yang berisi gambaran atas kemajuan yang
dicapai. Pengendalian tidak langsung berupa laporan tertulis dan laporan lisan.
Pengendalian berdasarkan pengecualian ialah pengendalian
yang dikhususkan pada penyimpangan-penyimpangan yang luar biasa dari hasil atau
standar yang diharapkan.
G. MACAM-MACAM PENGENDALIAN
- Internal Control (pengendalian intern)
- External Control (pengendalian ekstern)
Internal control ialah pengendalian yang dilakukan seorang atasan terhadap
bawahannya. Cakupan dari pengendalian intern ini meliputi hal-hal yang cukup
luas baik pelaksanaan tugas, prosedur, sistem, hasil, kehadiran, dan lain-lain.
Audit control adalah pengendalian atau penilaian atas masalah-masalah yang
berkaitan dengan pembukuan perusahaan. Jadi pengendalian atas masalah khusus
yaitu tentang kebenaran pembukuan suatu
perusahaan.
External control ialah pengendalian yang dilakukan oleh pihak luar. Pengendalian ekstern
dapat dilakukan secara formal atau informal
Formal control. Ini dilakukan oleh instansi/pejabat yang berwenang dan dapat
dilakukan secara intern, maupun ekstern. Informal
control, Ini dilakukan oleh masyarakat/konsumen baik langsung maupun tidak
langsung, misalnya melalui surat
H. ALAT-ALAT PENGENDALIAN
Beberapa alat yang dapat dipergunakan untuk melakukan
fungsi pengendalian perusahaan adalah:
1.
Budget
2.
Non Budget:
a.
personal observation
b.
reports
c.
statistic
d.
financial statement
e.
break even point
f.
internal audit
Budget
Budget /anggaran adalah suatu ikhtisar hasil yang akan
diharapkan dan pengeluaran yang disediakan untuk mencapai hasil tersebut. Pengendalian
budget dapat di ketahui atau diawasi, yaitu apakah hasil yang diharapkan dari
penerimaan atau pengeluaran itu sesuai dengan yang diinginkan atau tidak.
Hal ini dapat diketahui dengan cara membandingkannya
dengan budget, karena dalam budget telah ditetapkan jumlah penerimaan, jumlah
pengeluaran serta hasil yang akan diperoleh untuk masa yang akan datang.
Apabila tidak sesuai dengan budget, baik
penerimaan/pengeluaran maupun hasil yang diperoleh, maka perusahaan itu tidak
efektif karena terdapat penyimpangan (deviasi0 dan pimpinan perusahaan harus
segera mengadakan perbaikan (correction)
Budgetary control biasanya digunakan sehubungan dengan kontrol basis yang bersifat
fungsional yaitu penjualan, produksi dan pembelian, dan tidak terhadap kontrol
basis yang bersifat fakturil, misalnya kualitas, biaya, waktu.
Non Budget
a.
Personal Observation : yaitu pengawasan
langsung secara pribadi oleh pimpinan perusahaan terhadap karyawan/bawahan yang
sedang bekerja. Apabila terjadi penyimpangan maka pimpinan dapat segera melakukan
koreksi dengan cara menegur atau memberikan petunjuk, sehingga pada saat itu
juga kegiatan tersebut dapat segera diperbaiki.
b.
Report: laporan dibuat oleh para manajer
bawahan, misalnya manajer produksi menyusun laporan produksi, manajer pemasaran
membuat laporan-laporan pemasaran (marketing
report), manajer personal membuat laporan personal (personal report) dan manajer keuangan membuat laporan keuangan (financial report)
c.
Financial statement: ini merupakan
daftar laporan keuangan yang biasanya terdiri dari balance sheet dan income
statement (neraca dan daftar rugi laba). Dari kedua daftar ini dapat diketahui dan diawasi melalui analisa
laporan keuangan, mengenai keadaan permodalan perusahaan.
d. Statistik: statistik merupakan proses pengumpulan
data, keterangan dan kejadian yang telah berlalu. Menganalisa data tersebut dan
menyajikannya dalam bentuk0-betnuk tertentu, misalnya grafik-grafik, kurva-kurva
sehingga dapat memudahkan pimpinan mengetahui kejadian yang telah berlalu dan
dapat dengan mudah pula dijadikan informasi sebagai bahan dalam mengambil
keputusan.
e.
Break Even Point (Titik Pulang Pokok): yaitu suatu titik atau
keadaan ketika jumlah penjualan tertentu tidak mendapat laba ataupun rugi. Jadi jumlah biaya sama dengan jumlah penjualan.
f.
Internal Audit : yaitu penganalisian
yang dilakukan oleh atas terhadap bawahan yang meliputi bidang-bidang kegiatan
secara menyeluruh yang menyangkut masalah keuangan, apakah sesuai dengan
prosedur dan praktek yang telah
ditetapkan. Auditing ini juga menyangkut pengendalian persediaan yang baik,
pembayaran barang yang dibeli, dan pemeriksaan yang cukup apakah barang yang
telah dibayar benar-benar telah diterima.
Personnel Audit : suatu analisa dari semua faktor yang menyangkut administrasi
personalia. Berdasarkan analisa tersebut dan berbagai rekomendasi, diperbaiki
setiap penyimpangan dari standar yang diinginkan.
Pengendalian oleh A.I.M. (Audit by A.I.M.)
Pemeriksaan dengan A.I.M. (American Institute of Management)
terhadap perusahaan ialah dengan menggunakan 10 kategori dasar yang seluruhnya
mempunyai 10.000 poin nilai.
Adapun kategori dasar tersebut:
- Fungsi Ekonomi (Economic Function)
- Struktur Perusahaan (Cooperate Structure)
- Kesehatan Pertumbuhan Pendapatan (Health Of Earning Growth)
- Kejujuran terhadap pemegang saham (fairness to stock olders)
- Penelitian dan Pengembangan (research and development)
- Analisa Kepemimpinan (directorate analyses)
- Efisiensi Produksi (production efficiency)
- Penilaian Pelaksanaan (executive evaluation)
Label :
Manajemen,
Langganan:
Posting Komentar (Atom)
Apa kelebihan dan kekurangan dari cara-cara pengendalian masing-masing
BalasHapusnice information min
BalasHapuslampu service hp
KISAH CERITA AYAH SAYA SEMBUH BERKAT BANTUAN ABAH HJ MALIK IBRAHIM
BalasHapusAssalamualaikum saya atas nama Rany anak dari bapak Bambang saya ingin berbagi cerita masalah penyakit yang di derita ayah saya, ayah saya sudah 5 tahun menderita penyakit aneh yang tidak masuk akal, bahkan ayah saya tidak aktif kerja selama 5 tahun gara gara penyakit yang di deritanya, singkat cerita suatu hari waktu itu saya bermain di rmh temen saya dan kebetulan saya ada waktu itu di saat proses pengobatan ibu temen saya lewat HP , percaya nda percaya subahana lah di hari itu juga mama temen saya langsung berjalan yang dulu'nya cuma duduk di kursi rodah selama 3 tahun,singkat cerita semua orang yang waktu itu menyaksikan pengobatan bapak kyai hj Malik lewat ponsel, betul betul kaget karena mama temen saya langsung berjalan setelah di sampaikan kepada hj Malik untuk berjalan,subahanallah, dan saya juga memberanikan diri meminta no hp bapak kyai hj malik, dan sesampainya saya di rmh saya juga memberanikan diri untuk menghubungi kyai hj Malik dan menyampaikan penyakit yang di derita ayah saya, dan setelah saya melakukan apa yang di perintahkan sama BPK kyai hj Malik, 1 jam kemudian Alhamdulillah bapak saya juga langsung sembuh dari penyakitnya lewat doa bapak kyai hj Malik kepada Allah subahanallah wataala ,Alhamdulillah berkat bantuan bpk ustad kyai hj Malik sekarang ayah saya sudah sembuh dari penyakit yang di deritanya selama 5 tahun, bagi saudara/i yang mau di bantu penyembuhan masalah penyakit gaib non gaib anda bisa konsultasi langsung kepada bapak kyai hj Malik no hp WA beliau 0823-5240-6469 semoga lewat bantuan beliau anda bisa terbebas dari penyakit anda. Terima kasih