Kamis, 07 November 2013
A.
Pentingnya Pengadaan
Pengadaan
( procurement ) adalah merupakan fungsi operasional yang utama dari
MSDM.
Pengadaan tenaga-kerja ini merupakan masalah yang penting, sulit, &
kompleks
karena
untuk mendapatkan dan menempatkan orang-orang yang kompeten, serasi serta
efektif
tidaklah semudah membeli & menempatkan mesin.
Tenaga-kerja
adalah asset utama perusahaan yang menjadi perencana dan juga
pelaku
aktif dari setiap aktivitas dalam organisasi. Mereka mempunyai pikiran,
perasaan,
keinginan,
status dan latar belakang pendidikan, usia, jenis kelamin yang heterogen,
dibawa
kedalam organisasi perusahaan; bukan seperti mesin, uang, & material yang
sifatnya
pasif dan dapat dikuasai serta diatur sepenuhnya guna mendukung tercapainya
tujuan
perusahaan.
Tenaga-kerja
yang cakap, mampu, dan trampil belum menjamin produktivitas
kerja
yang baik bila moral kerja & kedisplinannya rendah. Mereka baru dapat
dikatakan
bermanfaat
serta mendukung terwujudnya tujuan perusahaan bila mereka berkeinginan
tinggi
untuk menciptakan prestasi. Dan tenaga-kerja yang kurang mampu, tidak cakap,
&
tidak
trampil akan mengakibatkan pekerjaan tersebut tidak dapat selesai tepat pada
waktunya.
Kualitas
dan kuantitas para tenaga-kerja juga harus disesuaikan dengan kebutuhan
perusahaan
agar tujuan dapat tercapai secara efektif dan juga efisien. Penempatan
tenagakerja
juga
harus tepat sesuai dengan kemampuan & ketrampilan yang dimilikinya.
Sehingga
gairah kerja dan kedisplinannya akan lebih baik dan efektif guna menunjang
terwujudnya
tujuan organisasi/perusahaan.
Pengadaan
tenaga-kerja ini haruslah didasarkan pada prinsip apa,barulah
kemudian
disusul dengan siapa. Apa maksudnya kita harus terlebih dahulu menetapkan
pekerjaan-pekerjaannya
berdasarkan uraian pekerjaan (job description).
Sedangkan siapa maksudnya
adalah kita akan mencari orang-orang yang tepat untuk menjabat di posisi
tersebut
yang didasarkan pada spesifikasi pekerjaan (job specification).
Pengadaan
tenaga-kerja yang berdasarkan pada siapa yang kemudian barulah
disusul
dengan apa ini akan menimbulkan mismanajemen didalam menempatkannya.
Penempatan
tenaga-kerja yang jauh diluar batas kemampuannya akan mengakibatkan
moral
kerja dan tingkat kedisiplinan yang rendah. Jadi kita harus menempatkan seorang
karyawan
itu sesuai dengan kemampuan yang dimilikinya serta memberikan pekerjaan
yang
juga disenanginya.
Berdasarkan
uraian diatas, maka kita telah mendapatkan gambaran tentang
bagaimana
pentingnya pengadaan tenaga-kerja ini. Agar lebih jelas lagi, di bawah ini
diberikan
beberapa definisi mengenai pengadaan tenaga-kerja.
Pengadaan
adalah proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi, & induksi
untuk
mendapatkan tenaga-kerja yang secara efektif & efisien mampu mendukung
tercapainya
tujuan perusahaan. Pengadaan tenaga-kerja merupakan langkah utama guna
mencerminkan
berhasil-tidaknya suatu perusahaan dalam mencapai tujuannya. Jika
tenaga-kerja
yang diterima berkompeten, maka usaha untuk mewujudkan tujuan relatif
mudah.
Sebaliknya bila tenaga-kerja yang diperoleh kurang memenuhi persyaratan, maka
akan
sangat sulit bagi perusahaan untuk mencapai tujuannya.
Pengadaan
tenaga-kerja ini harus mendapatkan perhatian yang serius serta
didasarkan
kepada analisa jabatan (job analysis), uraian pekerjaan (job description),
spesifikasi
pekerjaan (job specification), persyaratan pekerjaan (job requirement) dan
evaluasi
pekerjaan (job evaluation), bahkan perlu juga untuk mempertimbangkan
pemerkayaan
pekerjaaan (job enrichment), perluasan pekerjaan (job enlargement), dan
penyederhanaan
pekerjaan (job simplification).
Perekrutan
calon tenaga-kerja hendaknya dilakukan dengan baik agar tenaga-kerja
yang
diterima sesuai dengan kebutuhan pekerjaan yang akan dilakukannya.
19
B.
Analisa Jabatan (job analysis)
Analisa
jabatan (job analysis) ini perlu dilakukan agar kita dapat mendesain
organisasi
& menetapkan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan serta evaluasi
pekerjaan.
Analisa
jabatan adalah menganalisis & mendesain pekerjaan-pekerjaan apa saja
yang
harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan itu harus
dilakukan.
Analisa jabatan akan memberikan informasi mengenai uraian pekerjaan,
spesifikasi
pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bahkan kita juga dapat memperkirakan
pemerkayaan
pekerjaan, perluasan pekerjaan, dan penyederhanaan pekerjaan pada masa
yang
akan datang.
Analisa
jabatan dapat juga diartikan sebagai informasi tertulis mengenai
pekerjaan-pekerjaan
apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan
dapat
tercapai.
Manfaat
dari analisa jabatan ini juga akan memberikan informasi tentang:
aktivitas
pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia
(personnel
requirement), perilaku manusia, dan alat-alat yang dipergunakan.
Pengertian
analisa jabatan berbeda dengan motion study (studi gerak). Bila analisa
jabatan
berupaya untuk menganalisis pekerjaan apa saja yang harus dilakukan dalam
suatu
perusahaan agar dapat mencapai tujuannya, sedangkan studi gerak tersebut
mempelajari
gerakan-gerakan yang paling efisien & efektif untuk melakukan suatu
pekerjaan.
B.
Langkah-langkah/Proses dalam Analisa Jabatan
Proses
dalam menganalisa jabatan itu dilakukan melalui langkah-langkah sebagai
berikut:
a.
Menentukan penggunaan hasil informasi analisa jabatan.
b.
Mengumpulkan informasi tentang latar belakang.
c.
Menyeleksi muwakil (representative) jabatan yang akan dianalisis.
d.
Mengumpulkan informasi analisa jabatan.
e.
Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan.
f.
Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.
g.
Meramalkan/memperhitungkan perkembangan perusahaan.
20
Penjelasannya
adalah sebagai berikut:
a.
Menentukan penggunaan hasil informasi analisa jabatan artinya bahwa
penganalisis
harus
mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil informasi analisa jabatan itu.
Karena
hasil ini akan digunakan untuk menentukan jenis data yang akan dikumpulkan
dan
teknik pengumpulan datanya. Informasi dari hasil analisa jabatan itu
dipergunakan
untuk menetapkan job description, job specification, & job evaluation
dalam
pengadaan tenaga-kerja.
b.
Mengumpulkan informasi tentang latar belakang artinya penganalisis harus
mengumpulkan
dan mengkualifikasikan data, meninjau informasi latar belakang
seperti
bagan organisasi, bagan proses dan uraian pekerjaan. Pengumpulan data ini
dilakukan
dengan metode penelitian deskriptif analisis, survey, sensus dan sample.
Sedangkan
teknik pengumpulan data dapat dilakukan melalui wawancara, observasi,
kuesioner,
dan juga angket. Data yang terkumpul itu dikualifikasikan, dianalisis dan
diaplikasikan
di masa yang akan datang.
c.
Menyeleksi muwakil jabatan yang akan dianalisis artinya penganalisis harus
memilih
beberapa
muwakil jabatan untuk dianalisis. Hal ini perlu dilakukan untuk menghemat
biaya
dan waktu apabila pekerjaan yang akan dianalisis tersebut amat banyak.
d.
Mengumpulkan informasi analisa jabatan artinya penganalisis kemudian
mengadakan
analisa jabatan secara aktual dengan menghimpun data tentang aktivitas
pekerjaan,
perilaku karyawan yang diperlukan, kondisi kerja dan syarat-syarat
personil
yang akan melaksanakan pekerjaan itu.
e.
Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan artinya analisa
jabatan
menyediakan
informasi tentang hakikat dan fungsi pekerjaan. Informasi ini
hendaknya
diverifikasi dengan pekerja yang akan melaksanakan pekerjaan itu serta
atasan
langsung dari karyawan yang bersangkutan. Dengan memverifikasi informasi,
maka
akan dapat membantu untuk menentukan kebenarannya dan melengkapinya
secara
faktual serta dapat dipahami dengan mudah oleh semua pihak yang
berkepentingan.
Langkah peninjauan ini juga akan dapat membantu perolehan
penerimaan
seseorang atas data analisa jabatan yang telah dihimpun dengan
memberikan
kesempatan bagi orang tersebut untuk memodifikasi uraian tentang
aktivitas
yang dilaksanakannya.
21
f.
Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan artinya penganalisis
jabatan/
pekerjaan
harus menyusun uraian pekerjaan, uraian jabatan, dan evaluasi pekerjaan.
g.
Meramalkan/memperhitungkan perkembangan perusahaan artinya penganalisis harus
juga
memperhitungkan/meramalkan perkembangan uraian pekerjaan, spesifikasi
pekerjaan,
apakah di kemudian hari diperlukan pemerkayaan pekerjaan, perluasan
pekerjaan
dan penyederhanaan pekerjaan dalam perusahaan tersebut. Hal ini
diperlukan
guna memperhitungkan kemampuan tenaga-kerja untuk masa kini dan
masa
depan agar mereka dapat tetap melaksanakan pekerjaan walaupun ada
pemakaian
teknokrat canggih dan reorganisasi perusahaan.
Dengan
analisa jabatan maka kita akan dapat memperoleh informasi tentang
uraian
pekerjaan, uraian jabatan, spesifikasi pekerjaan, dan evaluasi pekerjaan pada
perusahaan
tersebut.
Analisa
jabatan selain menghasilkan job description, job specification, & job
evaluation
juga berguna bagi:
a.
Perekrutan dan Seleksi (recruitment and selection)
Analisa
jabatan memberikan informasi tentang uraian pekerjaan dan syarat-syarat
manusia
yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan itu. Isi dari spesifikasi
dijadikan
dasar seleksi untuk memutuskan jenis orang yang perlu direkrut dan diangkat.
b.
Kompensasi (compensation)
Informasi
analisa jabatan memberikan pemahaman yang jelas tentang latar belakang
(pendidikan,
usia, pengalaman, dll) orang yang akan menjabat jabatan itu, sehingga kita
dapat
menentukan gajinya.
c.
Evaluasi Jabatan
Informasi
analisa jabatan memberikan pemahaman yang jelas mengenai
berat/ringannya
pekerjaan, besar/kecilnya resiko yang dihadapi pekerja, sulit/mudahnya
mendapatkan
orang yang sesuai. Dengan demikian kita dapat menetapkan harga/gaji si
pejabat
yang menjabat jabatan tersebut.
d.
Penilaian Prestasi Kerja (performance appraisal)
Penilaian
prestasi kerja merupakan upaya untuk membandingkan prestasi aktual
pegawai
dengan prestasi kerja yang diharapkan darinya. Untuk menentukan apakah
22
suatu
pekerjaan bisa dikerjakan/diselesaikan dengan baik, maka uraian pekerjaan akan
sangat
membantu dalam penentuan sasaran pekerjaannya.
e.
Latihan (training)
Informasi
analisa jabatan digunakan untuk merangsang program latihan &
pengembangan.
Uraian pekerjaan, perlengkapan dan jenis ketrampilan pekerja
dijadikan
sebagai alat bantu dalam pengembangan program-program latihan.
f.
Promosi dan Pemindahan
Informasi
analisa jabatan akan digunakan untuk membantu dalam menentukan promosi
ataupun
pemindahan karyawan/tenaga-kerja.
g.
Organisasi
Informasi
jabatan yang diperoleh dari analisa jabatan seringkali memberikan petunjuk
bahwa
organisasi yang ada perlu untuk diperbaiki.
h.
Pemerkayaan Pekerjaan ( job enrichment)
Informasi
analisa jabatan dapat digunakan untuk memperkaya pekerjaan pada suatu
jabatan
tertentu.
i.
Penyederhanaan Pekerjaan (work simplification)
Informasi
analisa jabatan digunakan juga untuk penyederhanaan/spesialisasi pekerjaan
dikarenakan
adanya perkembangan perusahaan dan spesifikasi yang mendalam.
Akibatnya
pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan dalam suatu jabatan semakin
terspesialisasi.
j.
Penempatan (placement)
Informasi
analisa jabatan digunakan untuk menempatkan para tenaga-kerja pada
pekerjaan-pekerjaan
yang yang sesuai dengan ketrampilannya agar mereka dapat
bekerja
secara efektif.
k.
Peramalan dan Perekrutan
Informasi
analisa jabatan digunakan untuk peramalan dan perekrutan tenaga kerja yang
akan
dibutuhkan perusahaan.
l.
Orientasi dan Induksi
Informasi
analisa jabatan digunakan untuk orientasi dan induksi bagi tenaga-kerja baru
mengenai
sejarah perusahaan, hak & kewajibannya, menginduksi, dll.
23
C.
Uraian Pekerjaan (job description)
Uraian
pekerjaan (job description) dan uraian jabatan (job position) diketahui
serta
disusun berdasarkan informasi yang telah dihasilkan oleh analisa
jabatan/analisa
pekerjaan.
Uraian
pekerjaan biasanya digunakan untuk tenaga-kerja operasional, sedangkan
uraian
jabatan digunakan untuk tenaga-kerja manajerial. Uraian pekerjaan/jabatan ini
harus
ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan, agar pejabat tersebut dapat
mengetahui
tugas
dan tanggung-jawab yang harus dilakukannya. Uraian pekerjaan akan memberikan
ketegasan
dan standar tugas yang harus dicapai oleh seorang pejabat yang menjabat
jabatan
tersebut. Uraian pekerjaan ini menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi
pekerjaan
dan evaluasi pekerjaan bagi pejabat yang menjabat jabatan itu. Uraian
pekerjaan
yang kurang jelas akan mengakibatkan seorang pejabat kurang mengetahui
tugas
dan tanggung-jawabnya pada jabatan tersebut. Hal ini mengakibatkan pekerjaan
menjadi
tidak beres dan bahkan pejabat yang bersangkutan akan menjadi overacting.
Disinilah
letak pentingnya peranan uraian pekerjaan dalam setiap organisasi/perusahaan.
Apakah
yang diartikan dengan uraian pekerjaan itu?
Uraian
pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggungjawab,
kondisi
pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu
jabatan
tertentu dalam organisasi.
Uraian
pekerjaan harus jelas dan persepsinya juga harus mudah untuk dipahami,
serta
menguraikan hal-hal sebagai berikut:
1.
Identifikasi pekerjaan atau jabatan yakni memberikan nama jabatannya, seperti;
rektor,
dekan, dosen, kabag administrasi, dll.
2.
Hubungan tugas dan tanggung-jawab, yakni perincian tugas dan tanggung-jawab
secara
nyata yang diuraikan secara terpisah, agar dapat dengan jelas untuk diketahui.
Rumusan
hubungan hendaknya menunjukkan hubungan antara pejabat dengan orang
lain
baik di dalam maupun di luar organisasi.
3.
Standar wewenang dan pekerjaan yakni kewenangan dan prestasi yang harus dicapai
oleh
setiap pejabat tersebut harus jelas.
24
4.
Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas seperti alat-alat, mesin-mesin, dan
bahan
baku
yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
5.
Ringkasan pekerjaan atau jabatan, yaitu hendaknya menguraikan bentuk umum
pekerjaan
dengan hanya mencantumkan fungsi-fungsi dan aktivitas utamanya.
6.
Penjelasan tentang jabatan dibawah dan diatasnya, yaitu harus dijelaskan
jabatan
darimana
si petugas dipromosikan dan ke jabatan mana si petugas akan dipromosikan.
Jadi
kesimpulannya adalah bahwa uraian pekerjaan haruslah diuraikan secara jelas
agar
pejabat yang akan menjabat jabatan tersebut dapat mengetahui tugas dan
tanggung-jawab
serta standar prestasi yang harus dicapainya. Uraian pekerjaan harus
menjadi
dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan agar pengisian jabatan yang
didasarkan
pada prinsip apa dan kemudian siapa tidak menimbulkan terjadinya
mismanajemen.
D.
Spesifikasi Pekerjaan (job specification)
Spesifikasi
pekerjaan (job specification) ini disusun berdasarkan uraian pekerjaan
dengan
menjawab pertanyaan “apa ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman dari orang
yang
akan melaksanakan pekerjaan tersebut baik”. Spesifikasi pekerjaan menunjukkan
persyaratan
orang yang akan direkrut dan menjadi dasar untuk melakukan seleksi.
Apakah
spesifikasi pekerjaan itu?
Spesifikasi
pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang
bisa
diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik & kompeten.
Pada
umumnya spesifikasi jabatan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas dan
kualitas
definitif yang dibutuhkan dari pemangku jabatan itu. Spesifikasi pekerjaan
memberikan
uraian informasi mengenai:
1.
Tingkat pendidikan pekerja
2.
Jenis kelamin pekerja
3.
Keadaan fisik pekerja
4.
Pengetahuan dan kecakapan pekerja
5.
Batas umur pekerja
6.
Menikah atau belum
25
7.
Minat pekerja
8.
Emosi dan tempramen pekerja
9.
Pengalaman pekerja
Spesifikasi
pekerjaan bagi setiap perusahaan tidak sama, karena spesifikasi ini
pada
dasarnya disusun dari uraian pekerjaan. Dan uraian pekerjaan dari tiap-tiap
perusahaan
juga tidak sama pula. Misalnya ada perusahaan yang membutuhkan tenagakerja
dengan melihat dari tinggi badan, kecantikan, dsb.
Label :
MSDM,
Langganan:
Posting Komentar (Atom)
0 komentar