Minggu, 24 November 2013
Planning (perencanaan) merupakan fungsi
dasar manajemen karena fungsi-fungsi manajemen yang lain harus direncanakan.
Prencanaan
adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan,
kebijaksanaan-kebijaksanaan, prosedur-prosedur, program-program dari
alternatif-alternatif yang ada untuk mencapai apa yang digunakan pada masa yang
akan datang
Planning
adalah suatu proses untuk menentukan plan.
Rencana
(plan) adalah sejumlah keputusan yang menjadi pedoman untuk mencapai suatu
tujuan tertentu. Jadi setiap rencana mengandung dua unsur yaitu tujuan dan
pedoman.
HAL-HAL
YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM MENYUSUN PERENCANAAN (Pertanyaan-pertanyaan pokok
dalam perencanaan)
1.
What (apa).
2.
Why (mengapa)
3.
Where (dimana)
4.
When (kapan)
5.
Who (siapa)
6.
How (bagaimana)
Jawaban
dari pertanyaan tersebut di atas yang disebut perencanaan
Prinsip (azas) perencanaan
1.
Principle of contribution to
objective
Setiap perencanaan dalam segala
perubahannya harus ditujukan kepada pencapaian tujuan.
2.
Principle of efficiency of plans
Suatu perencanaan adalah efisien
jika perencanaan itu dalam pelaksanaannya dapat mencapai tujuan dengan biaya
yang sekecil-kecilnya.
3.
Principle of primacy of
planning (pengutamaan perencanaan)
4.
Pemerataan perencanaan --à pada setiap tingkat manajer.
5.
Patokan perencanaan
6.
Kebijaksanaan pola kerja
7.
Azas waktu -à waktu yang relatif singkat dan tepat.
8.
Tata hubungan perencanaan
9.
Azas alternatif
10. Azas
pembatasan faktor -à harus memiliki faktor-faktor yang strategis dan dapat
membantu pemecahan masalah.
11. Keterikatan
12. Azas
fleksibilitas
13. Ketetapan
arah -à tujuan
14. Azas
perencanaan strategis.
JENIS-JENIS
RENCANA ( Menurut Harod Koontz)
1.
Objective (sasaran)
2.
Policy (Kebijaksanaan)
3.
Procedure (petunjuk-petunjuk untuk
bertindak)
4.
Rules (peraturan-peraturan yang
harus ditaati).
5.
Program (Rencana yang kongkret)
6.
Budget (anggaran)
7.
Strategi (Siasat)
Penentuan
cara yang harus ditempuh
Ad.1. Objective (sasaran) Goal
(tujuan) setiap rencana harus jelas tujuannya. Tujuan dapat bersifat materil
dan non materil.
Ad.2. Policy (kebijaksanaan) adalah suatu
pedoman-pedoman yang menyeluruh baik lisan maupun tulisan yang digariskan bagi
tindakan organisasi untuk mencapai tujuan dengan baik.
Ad.3. Procedure urutan-urutan pelaksanaan yang harus
diikuti oleh seseorang dalam melakukan sesuatu tindakan (memuat urutan tindakan
dan waktu).
Ad.4. Rules ---à
peraturan-peraturan yang ditetapkan dan harus ditaati.
Ad.5. Program --à
suatu rencana yang pada dasarnya telah menggambarkan rencana yang kongkrit,
yaitu telah tercantum sasaran, kebijaksanaan, proses maupun anggaran-anggaran.
Ad.6. Budget -à
suatu rencana yang menggambarkan penerimaan dan pengeluaran yang akan dilakukan
pada setiap bidang.
Ad.7. Strategi --à
penentuan cara yang harus ditempuh agar memungkinkan memperoleh hasil yang
maksimal, efektif.
MENGAPA PERENCANAAN DIPERLUKAN ?
1.
Untuk menjadi dasar bertindak, atau
pedoman bagi setiap anggota organisasi dalam menjalankan aktivitasnya.
2.
Untuk menghindarkan
tindakan-tindakan yang keliru yang dapat mengakibatkan tujuan organisasi tidak
dapat tercapai.
3.
Untuk dapat memilih salah satu atau
beberapa alternatif yang paling baik dalam arti yang paling ekonomis.
4.
Untuk dapat melakukan pengawasan
dengan baik.
5.
Biaya-biaya dapat ditekan.
Tahap-tahap
(proses) perencanaan (alex Hal.
5).
1.
Penetapan tujuan dan tugas.
2.
Pengumpulan-pengumpulan data-data
serta informasi yang dibutuhkan dan menganalisanya.
3.
Menetapkan dugaan/ramalan dan
hambatan-hambatan dengan pas menetapkan alternatif cara bertindak.
4.
Mengadakan penilaian alternatif
5.
Memilih alternatif -à menyusun rencana.
SYARAT-SYARAT
PERENCANAAN YANG BAIK
1.
Merumuskan dahulu masalah yang akan
direncanakan.
2.
Perencanaan harus didasarkan pada
informasi, data dan fakta.
3.
Menetapkan beberapa alternatif dan
“Premisenya”
4.
Putuskan suatu keputusan yang
menjadi rencana mengambil keputusan untuk menjadi rencana.
SYARAT-SYARAT
RENCANA YANG BAIK
1.
Tujuan harus jelas, rasional,
obyektif dan cukup menantang untuk diperjuangkan.
2.
Rencana harus mudah dipahami
3.
Rencana harus dapat dipakai sebagai
pedoman untuk bertindak ekonomis.
4.
Rencana harus menjadi dasar dan
alat untuk pengendali.
5.
Rencana harus dapat dikerjakan oleh
sekelompok orang.
6.
Rencana harus menunjukkan urutan-urutan pekerja dan waktu
pekerjaan.
7.
Rencana harus fleksibel
8.
Rencana harus berkesinambungan
9.
Rencana harus meliputi semua tindakan
yang akan dilakukan.
10. Rencana
harus berimbang (pemberian tugas harus seimbang dengan penyediaan fasilitas).
11. Rencana
tidak boleh terjadi pertentangan antar Departemen.
12. Rencana
harus sensitif terhadap situasi.
PREMIS adalah anggapan-anggapan
atas asumsi yang akan digunakan dalam membuat ramalan dan didasarkan pada
analisa data/fakta.
MANFAAT KEUNTUNGAN ADANYA PERENCANAAN
(ALASAN PERLUNYA PERENCANAAN)
1.
Dengan perencanaan tujuan akan
jelas, obyektif dan rasional
2.
Dengan perencanaan semua aktivitas
dapat dilakukan secara teratur dan ekonomis.
3.
Perencanaan meningkatkan
pendayagunaan semua fasilitas.
4.
Perencanaan dapat menggambarkan
keseluruhan perusahaan.
5.
Perencanaan dapat memperkecil
resiko yang dihadapi perusahaan.
6.
Perencanaan dapat memberikan
landasan untuk pengendalian.
7.
Perencanaan dapat merangsang
prestasi kerja.
FAKTOR-FAKTOR
YANG MEMBATASI PERENCANAAN/KESULITAN DALAM MEMBUAT RENCANA
1.
Perencanaan akan membatasi
tindakan, inisiatif para karyawan karena mereka harus bekerja sesuai dengan
pola yang telah ditetapkan.
2.
Kesulitan meramalkan kejadian yang
akan datang.
3.
Kesulitan mendapatkan data yang
diperlukan.
4.
Kesulitan tentang besarnya biaya.
5.
Kesulitan/penghalang psikologis
karena orang lebih memperhatikan masa sekarang dengan masa yang akan datang.
KATEGORI
PERENCANAAN
1.
Physical planning -à perencanaan mengenai tata susunan perusahaan,
gedung-gedung, tempat kerja dan lain-lain.
2.
Functional planning -à mengenai sifat, bagian-bagian yang berhubungan dengan
fungsi-fungsi tertentu dalam perusahaan.
3.
Comprehensive planning ---à perencanaan yang mencakup perusahaan secara
keseluruhan dan faktor-faktor yang mempengaruhi usahanya.
4.
General combination planning ---à perencanaan gabungan.
JANGKA
WAKTU RENCANA
1.
Rencana jangka panjang (long Term
planning) = 5 tahun ke atas.
2.
Rencana jangka menengah (Middle
term planning) = 2 – 5 tahun
3.
Rencana jangka pendek (short term
planning) = 1 – 2 tahun
Penentuan
jangka waktu rencana kita kaitkan dengan kondisi suatu perusahaan
ANCANGAN
DALAM PERENCANAAN
Top Down Planning -à
rencana yang disusun pada tingkat atas kemudian diserahkan kepada bawahan.
Bottom up planning --à
rencana terlebih dahulu pada tingkat bawah, kemudian baru disusun rencana pada
tingkat atas.
Label :
Manajemen,
Langganan:
Posting Komentar (Atom)
0 komentar