PENGORGANISASIAN

Posted by : sahdarullah Minggu, 24 November 2013

1. Pengertian

Pengorganisasian (organizing) dapat diartikan penentuan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan, pengelompokkan tugas-tugas dan membagi-bagi pekerjaan kepada karyawan, penetapan departemen-departemen serta penentuan hubungan-hubungan.

Pengorganisasian adalah suatu proses penentuan, pengelompokkan dan pengaturan bermacam-macam aktivitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan, menetapkan orang-orang pada setiap aktivitas ini, menyediakan alat-alat, menetapkan wewenang yang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukan aktivitas tersebut. (Malayu SP. Hasibuan)

Pengorganisasian adalah suatu proses penetapan dan pembagian pekerjaan yang akan dilakukan, pembatasan tugas-tugas atau tanggung jawab serta wewenang dan penetapan hubungan-hubungan antara unsur organisasi, sehingga memungkinkan orang-orang dapat bekerjasama seefektif mungkin untuk pencapaian tujuan. (M. Manullang)

Organisasi (Organization) adalah merupakan suatu wadah atau tempat kerja kerjasama untuk melaksanakan tugas-tugas sesuai dengan rencana yang telah sitetapkan. (Alex S. Nitisemito).

Jadi dapat disimpulkan bahwa pengorganisasian (organizing) adalah fungsi manajemen yang sifatnya dinamis dan merupakan proses untuk memperoleh organisasi (organization) yang menjadi alat dan wadah manajer melakukan aktivitas dalam mencapai tujuan. Jadi hasil dari pengorganisasian adalah Organisasi.

2. Unsur-unsur organisasi :

Alex S. Nitisemito mengemukakan unsur-unsur organisasi adalah :

1. Sebagai tempat/wadah

2. Proses kerjasama (dua orang atau lebih)

3. Jelas tugas dan kedudukan masing-masing

4. Ada tujuan tertentu.

Unsur-unsur organisasi menurut Malayu SP. Hasibuan : (122)

1. Manusia

2. Tempat kedudukan

3. Tujuan

4. Pekerjaan

5. Struktur

6. Teknologi

7. Lingkungan

3. Asas-asas organisasi

Asas organisasi merupakan pedoman dasar yang perlu diikuti oleh manajer agar suatu organisasi dapat berjalan dengan baik. Olehnya sudah jelas bahwa untuk terwujudnya suatu organisasi yang baik, efiektif dan efisien serta sesuai dengan kebutuhan harus didasarkan pada prinsip (asas) organisasi.

Asas organisasi (Menurut Malayu SP. Hasibuan)

1. Perumusan tujuan

2. Kesatuan perintah

3. Pembagian pekerjaan

4. Pelimpahan wewenang

5. Rentangan kekuasaan (span of authority)

6. Keseimbangan wewenang dan tanggung jawab

7. Kemutlakkan tanggung jawab

8. Efisiensi

9. Penetapan personalia

10. Koordinasi

Asas-asas organisasi menurut Alex. S. Nitisemito :

1. Perumusan tujuan

2. Pembagian kerja

3. Pendelegasian wewenang

4. Koordinasi

5. Efisiensi

6. Pengawasan umum.

Masing-masing para ahli mengemukakan asas yang berbeda, tapi pada prinsipnya sama.

4. Langkah-langkah manajemen dalam pembentukan kegiatan proses pengorganisasian

1. Sasaran, manajer harus mengetahui tujuan organisasi yang ingin dicapai.

2. Penentuan kegiatan, artinya manajer harus mengetahui, merumuskan dan mengspesifikasi kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan.

3. Pengelompokkan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan.

4. Pendelegasian wewenang, artinya manajer harus menetapkan besarnya wewenang yang akan didelegasikan pada masing-masing departemen/bagian.

5. Rentang kendali, artinya manajer harus menetapkan jumlah personil pada setiap departemen/bagian.

6. Manajer harus menetapkan tugas-tugas perorangan (uraian tugas).

7. Tipe organisasi, artinya manajer harus menetapkan tipe organisasi apa yang akan digunakan.

8. Bagan organisasi, artinya manajer menetapkan bagan/struktur organisasi yang akan digunakan.

Bila langkah-langkah tersebut dilaksanakan secara ilmiah, maka organisasi yang disusun akan baik, efektif dan efisien dalam mencapai tujuan yang diinginkan.

5. Tipe-tipe/Bentuk Organisasi

Dalam masyarakat kita kenal berbagai macam organisasi, namun Secaran umum kita dapat mengenal bentuk-bentuk organisasi sebagai berikut :

A. Organisasi garis (line organization)

B. Organisasi garis dan staf (lene and staff organization)

C. Organisasi fungsional (functional organization)

D. Organisasi panitia (committee organization)

ORGANISASI GARIS

Tipe organisasi ini hanya mengenal satu komando, sehingga dengan demikian setiap orang dalam organisasi hanya mengenal satu pimpinan yang langsung membawahinya.

Organisasi gari ini banyak digunakan oleh perusahaan yang masih berskala kecil.

Dalam organisasi ini pendelegasian wewenang dilakukan secara vertikal melalui garis terpendek dari seorang atasan kepada bawahannya. Pelaporan tanggung jawab dari bawahan kepada atasannya juga dilakukan melalui garis vertikal yang terpendek.

Kebaikannya :

1. Kesatuan perintah/komando sangat terjamin

2. Proses pengambilan keputusan, kebijaksanaan dan instruksi berjalan dengan cepat, tidak bertele-tele.

3. Pengawasan melekat (waskat) secara ketat terhadap kegiatan-kegiatan karyawan dapat dilaksanakan.

4. Kedisiplinan dan semangat kerja karyawan umumnya sangat baik.

5. Koordinasi relatif mudah dilakukan

6. Rasa solidaritas antara karyawan umumnya sangat baik.

Kelemahan :

1. Maju mundurnya organisasi sangat tergantung pada satu orang (pimpinan)

2. Adanya kecenderungan pimpinan untuk bertindak secara otoriter.

3. Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.

STRUKTUR ORGANISASI GARIS (LINI ORGANIZATION)

Keterangan :

Garis perintah/komando

Garis koordinasi

ORGANISASI GARIS DAN STAFF (Line and Staff Organization)

Pada dasarnya organisasi garis dan staf ini sama dengan organisasi garis, hanya saja pada organisasi bentuk ini terdapat staf ahli yang bertugas memberi nasehat/pertimbangan-pertimbangan, saran kepada pimpinan sesuai dengan keahliannya.

Organisasi garis dan staf banyak digunakan oleh organisasi yang sudah besar.

Kebaikan :

1. Kesatuan komando tetap dipertahankan, sebab pimpinan tetap berada dalam satu orang.

2. Adanya pengelompokkan wewenang, yaitu wewenang lini dan wewenang staf.

3. Adanya pembagan tugas dan tanggung jawab yang jelas antara pimpinan, staf dan pelaksana.

4. Bakat karyawan dapat dikembangkan karena mereka bekerja sesuai dengan kecakapan dan keahliannya.

5. Pelaksanaan tugas pimpinan relatif lebih lancar, karena mendapat bantuan data, informasi, saran, dan pemikiran dari para stafnya.

Kelemahan :

1. Kelompok bawahan sering bingung untuk membedakan perintah atau bantuan nasihat.

2. Persaingan yang kurang sehat sering terjadi, sebab setiap unit atau bagian menganggap hanya bagian/tugas-tugasnya yang paling penting.

3. Solidaritas karyawan kurang, karena tidak saling mengenal.

STRUKTUR ORGANISASI GARIS dan STAF

Keterangan :

Garis perintah/komando

Garis koordinasi

ORGANISASI FUNGSIONAL

Organisasi fungsional adalah organisasi yang disusun berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang harus dilakukan. Pada tipe organisasi ini masalah pembagian kerja mendapat perhatian yang sungguh-sungguh sesuai dengan keahlian/spesialisasi masing-masing pejabat.

Pimpinan/Direktur Utama mendelegasikan wewenang kepada para direktur dan direktur memerintahkan/memberi tugas kepada para pelaksana sesuai spesialisasinya. Dengan demikian maka para bawahan akan mendapat perintah dari beberapa orang atasan dan bertanggung jawab sepenuhnya atas bidang/spesialisasi masing-masing.

Kebaikan :

1. Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan secara optimal.

2. Keuntungan adanya spesialisasi dapat diperoleh hasil kerja yang optimal.

3. Efisiensi dan produktivitas dapat ditingkatkan.

4. Solidaritas, moral dan kedisiplinan karyawan yang mengejakan pekerjaan yang sama tinggi.

Kelemahan :

1. Para bawahan sering bingung karena mendapat perintah dari beberapa atasan.

2. Para karyawan sulit mengadakan alih tugas akibat spesialisasi yang mendalam, kecuali mengikuti pelatihan terlebih dahulu.

3. Pekerjaan kadang-kadang sangat membosankan karyawan.

STRUKTUR ORGANISASI FUNGSIONAL

ORGANISASI KOMITE (PANITIA)

Tipe organisasi panitia biasanya tidak bersifat permanen, atau dengan kata lain hanya bersifat sementara. Organisasi ini ada hanya apabila dibutuhkan.

Tujuan utama diadakan panitia adalah membuiat keputusan atau memberikan informasi pemecahan masalah yang memerlukan integrasi pengetahuan, informasi, kemampuan dan kepentingan.

Kebaikan :

1. Ada pemusatan informasi, kemampuan dan kepentingan untuk merumuskan kebijakan, perencanaan dan lain sebagainya.

2. Dapat menyelesaikan masalah yang kompleks.

3. Mengurangi kecurigaan dan ketegangan

4. Mungkin dapat memperbaiki hubungan pribadi antar pribadi.

5. Demokratisasi proses pembuatan keputusan

6. Menghasilkan kesepakatan dan keterkaitan dalam melaksanakan keputusan

7. Merupakan mekanisme koordinasi.

Kelemahan :

1. Keputusan hasil konsensus berarti bukan sepenuhnya keputusan masing-masing, karena masing-masing berkorban.

2. Pertanggungjawaban terpecah-pecah

3. Dapat mengebabkan penyimpangan dari masalah utama.

4. Tanggung jawab masing-masing panitia kurang bertanggung jawab.

5. Sering menimbulkan konflik kalau tidak ada yang mengalah atau saling mau berkorban.

Struktur organisasi panitia dapat menyesuaikan dengan bentuk panitia yang dibentuk. Atau disesuaikan dengan kerangka kepanitiaan yang dibentuk.

PEMILIHAN TIPE ORGANISASI YANG TEPAT

Tipe organisasi mana yang paling baik, sudah tentu tergantung pada situasi dan kondisi masing-masing perusahaan.

Dalam memilih tipe organisasi, perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1. Tujuan yang ditetapkan harus dapat dicapai

2. Harus memungkinkan pencapaian tujuan secara efisien dan efektif.

3. Harus mementingkan pembagian kerja.

4. Harus memungkinkan pelaksanaan komunikasi timbal balik.

5. Harus memungkinkan dilaksanakannya pengaswan.

TEORI-TEORI ORGANISASI

PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Pengambilan keputusan merupakan tugas utama bagi seorang Manajer.

Pengambilan keputusan adalah pemilihan diantara berbagai alternatif mengenai sesuatu cara bertindak (Harold Koontz).

Pengambilan keputusan adalah suatu proses penentuan keputusan yang terbaik dari sejumlah alternatif untuk melakukan aktivitas-aktivitas pada masa yang akan datang (Malayu SP. Hasibuan)

Mengapa pengambilan keputusan merupakan suatu hal yang sangat penting dalam Manajemen ?

Karena :

1. Keputusan merupakan permulaan dari semua kegiatan manusia yang sadar dan terarah, baik secara individual, kelompok maupun institusi.

2. Keputusan ditujukan untuk masa yang akan datang, dimana masa yang akan datang itu tidak menentu (penuh dengan ketidak pastian)

3. Keputusan akan menciptakan masalah (aktivitas) tetapi juga akan menyelesaikan masalah

Macam-macam Keputusan :

1. Individual-decision, yaitu keputusan yang diambil dengan cepat serta kurang memperhatikan dan mempertimbangkan data, fakta, informasi dll.

2. Group decision, yaitu keputusan yang diambil dengan telebih dahulu menganalisa data, fakta dan informasi, mempertimbangkan situasi, tujuan maupun kemampuab organisasi.

Proses Pengambilan Keputusan

Proses pengambilan keputusan menurut GR. Terry :

1. Merumuskan problem yang bersangkutan

2. menganalisa problem tersebut

3. menetapkan sejumlah alternatif

4. mengevaluasi masing-masing alternatif

5. memilih alternatif yang akan menjadi keputusan dan akan dilaksanakan.

Proses pengembilan keputusan rasioal menurut : James A.F. Stoner :

1. Pengamatan situasi

2. Kembangkan alternatif

3. Mengevaluasi alternatif dan memilih yang terbaik

4. Implementasikan keputusan dan menitor hasil.

Proses Pengambilan Keputusan Rasional (James A.F. Stoner)

Teknik-teknik Pengambilan keputusan

Berbagai teknik yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan, seperti :

1. Operation Research

2. Linear Programming

3. Probability

4. Ranking an statistical weighting

5. Gaming war games, dll.

JOHN ROBERT BEISHLINE, mengemukakan bahwa untuk memecahkan problem yang dihadapi dapat dengan :

1. Manajemen konvensional (tradisional)

2. Manajemen sistimatis

3. Manajemen berdasarkan ilmu pengetahuan, dengan langkah sbb. :

a. mengumpulkan fakta, data dan informasi

b. menganalisa data

c. menetapkan keputusan.

Ilmu Bermanfaat