Koordinasi Dalam Manajemen

Posted by : sahdarullah Minggu, 24 November 2013

1. Pengertian

Koordinasi adalah usaha mencegah terjadinya kekacauan, percekcokan, kekosongan pekerjaan, agar tujuan dapat tercapai

Koordinasi adalah tindakan seseorang manajer untuk mengusahakan terjadinya keselarasan antara tugas/pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang/bagian yang satu dengan orang/bagian yang lain, agar tidak terjadi kesimpangsiuran dalam pelaksanaan pekerjaan.

Menurut Dr. Awaluddin Djamin, MPA : Koordinasi adalah suatu usaha kerjasama antara badan, instansi, unit dalam pelaksanaan tugas-tugas tertentu sedemikian rupa sehingga terdapat saling mengisi, saling membantu dan saling melengkapi.

2. Koordinasi sangat penting oleh karena :

a. Koordinasi memungkinkan suatu penyelesaian pekerjaan secara menyeluruh

b. Masing-masing bagian dalam organisasi yang membentuk keseluruhan menjadi sangat penting dibawah koordinasi

c. Koordinasi mementingkan unsur manusia

d. Koordinasi dapat mengikat menjadi satu kesatuan integral dari beberapa macam tingkatan unit organisasi.

3. Koordinasi dapat dibedakan atas :

a. Koordinasi Vertikal

b. Koordinasi Horizontal

Koordinasi Vertikal adalah tindakan penyatuan, pengarahan yang dijalankan oleh atasan terhadap kegiatan-kegiatan, unit-unit, kesatuan-kesatuan kerja yang ada dibawah wewenang dan tanggung jawabnya.

Koordinasi Horizontal ; yaitu koordinasi yang dilakukan pada organisasi yang setingkat, atau mempunyai level yang sama.

Koordinasi Horizontal terbagi dua :

- Interdiciplinary ; Koordinasi yang dilakukan pada unit-unit yang mempunyai tugas dan fungsi yang sama.

- Inter-related ; Koordinasi yang dilakukan antar instansi (badan) yang mempunyai fungsi yang berbeda, tapi mempunyai ketergantungan antar satu dengan lainnya.

4. Syarat-Syarat Koordinasi :

a. Sense of Cooperation (perasaan untuk bekerjasama). Setiap bagian harus dapat bekerjasama (bukan kerjasama antar person)

b. Rivalry; Dalam perusahaan besar sering diadakan persaingan antar bagian, agar bagian-bagian ini berlomba-lomba untuk mencapai kemajuan dan tujuan.

c. Team Sirit; artinya setiap orang/bagian dalam organisasi harus saling harga menghargai.

d. Esprit de Corps; artinya setiap bagian harus meningkat semangat kerjanya.

5. Sifat Koordinasi :

a. Koordinasi bersifat dinamis, bukan statis.

b. Koordinasi menekankan pandangan menyeluruh oleh seorang manajemen dalam kerangka mencapai tujuan

c. Koordinasi hanya meninjau suatu pekerjaan secara keseluruhan.

6. Cara Mengadakan Koordinasi :

a. Mengadakan pertemuan resmi secara rutin dan berkala

b. Membuat buku pedoman mengenai tata kerja pelaksanaan tugas masing-masing.

c. Pinpinan mengadakan pertemuan informal dengan bawahannya dalam rangka pemberian bimbingan, konsultasi dan pengarahan.

d. Mendorong anggota untuk bertukan pikiran, mengemukakan ide-ide.

e. Mendorong anggota untuk berpartisipasi dalam tingka perumusan, penciptaan sasaran.

7. Hambatan Dalam Melakukan Koordinasi :

1. Karena setiap bagian mementingkan bagiannya masing-masing

2. Karena adanya departementasi.

Akibat Kurangnya Koordinasi :

1. Pejabat/karyawan akan saling bertengkar mengenai haknya, tetapi saling melempar tanggung jawab.

2. Adanya keputusan yang dibuat kurang sempurna, karena kurangnya bahan yang terhimpun dari berbagai unit.

8. Cara Mengatasi Kurangnya Koordinasi :

1. Pembagian kerja yang jelas dan semua pekerjaan harus terbagi habis.

2. Pupuklan semangat kerjasama dalam arti yang baik.

3. Siapkan fasilitas komunikasi yang memadai

4. Ciptakan langkah-langkah koordinasi secara kontinue.

9. Syarat-syarat koordinasi :

Setiap bagian harus dapat bekerjasama
setiap bagian harus berlomba-lomba untuk mencapai tujuan, meningkatkan semangat kerjanya.
setiap orang/ bagian harus saling harga menghargai.

PENDELEGASIAN WEWENANG

(Delegation of Authority)

1. Pengertian

Pendelegasian wewenang adalah pemberian wewenang oleh seseorang pimpinan kepada bawahannya untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu.

Pendelegasian wewenang adalah kegiatan seseorang manajer untuk menugaskan bawahannya agar mengerjakan sebagian tugas-tugas manajer tersebut, dan pada wak[1]tu yang bersamaan memberikan kekuasaan kepada bawahan, sehingga bawahan dapat melaksanakan tugas-tugasnya dengan baik atau dapat mempertanggung jawabkan pekerjaannya.

Pendelegasian wewenang merupakan proses pembagian kerja, pengelompokkan tugas-tugas seorang manajer sedemikian rupa, sehingga akhirnya manajer hanya mengerjakan pekerjaan-pekerjaan yang tidak dapat didelegasikan.

Pendelegasian wewenang adalah proses dimana para manajer mengalokasikan wewenang ke bawah kepada orang-orang yang melapor kepadanya.

Dari beberapa pengertian tersebut di atas dapat diketahui adanya tiga unsur dalam pendelegasian wewenang, yaitu :

§ Responsibility ( tugas )

§ Authority (kekuasaan atau wewenang)

§ Accountability (pertanggungjawaban)

Ketiga unsur ini tidak dapat dipisahkan dalam hal pendelegasian wewenang, artinya apabila salah satu unsur tidak ada, maka pendelegasian wewenang tersebut tidak akan berjalan dengan baik.

2. Asas-asas Pendelegasian Wewenang

§ Asas delegasi atas hasil yang diharapkan

§ Asas penentuan fungsi atau kejelasan tugas

§ Asas rantai berkala

§ Asas tingkat wewenang

§ Asas kesatuan komando

§ Asas kemutlakan tanggung jawab

§ Asas keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab

§ Asas pembagian kerja

§ Asas efisiensi

3. Delegasi wewenang perlu dilakukan dalam suatu organisasi/perusahaan oleh karena : (beberapa alasan mengapa pendelegasian wewenang dilakukan)

§ Semakin luasnya perusahaan/pekerjaan dan tidak mungkin lagi dapat dilakukan sendiri oleh manajer.

§ Delegasi merupakan langkah penting untuk mengembangkan bawahan

§ Apabila manajer berhalangan, maka tugasnya dapat didelegasikan kepada orang lain.

§ Delegasi wewenang merupakan kunci organisasi.

Di lain pihak ada juga manager yang tidak mau melakukan delegasi wewenang. Hal ini mempunyia beberapa alasan, yaitu :

§ Delegasi wewenang dapat mengungkapkan kelemahan managerial, prosedur, metode yang kurang tepat.

§ Manajer ingin berkuasa

§ Manajer tidak mau menanggung resiko/kesalahan yang dilakukan oleh bawahan, karena bawahan dapat saja mengambil keputusan yang salah.

§ Manajer takut bahwa bawahan akan melaksanakan tugasnya dengan efektif, sehingga posisinya sendiri terancam.

§ Manajer tidak/kurang mempunyai kepercayaan akan kemampuan bawahan.

§ Adanya kecenderungan pada manusia untuk ingin melaksanakan hal-hal tertentu secara pribadi.

Hambatan-hambatan dalam prosen pendelegasian, tidak semuanya berasal dari pihk manajer, tetapi juga dapat bersumber dari bawahan. Di pihak bawahan juga mempunyai beberapa alasan, sehingga mereka tidak mau menerima delegasi, yaitu :

§ Dengan delegasi, berarti bawahan menerima tambahan pekerjaan/tanggung jawab.

§ Ada perasaan dari bawahan tersebut bahwa mereka akan melaksanakan wewenang barunya dengan salah dan menerima kritik.

§ Bawahan kurang mempunyai kepercayaan diri dan merasa tertekan bila dilimpahkan wewenang pembuatan keputusan yang lebih besar.

4. Syarat-Syarat Delegasi Wewenang

§ Unsur delegasi (tugas, wewenang dan tanggung jawab)

§ Manajer harus mendeleger kepada orang yang tepat

§ Manajer harus memberi peraturan dan prosedur yang cukup untuk pelaksanaan tugas.

§ Manajer harus memberikan insentif (perangsang) kepada bawahan, baik materil maupum non materil.

Disamping syarat-syarat tersebut diatas, pendelegasian wewenang akan dilakukan oleh seorang manajer bilaman Manajer tersebut mempunyai sikap pribadi sebagai berikut :

§ Harus dapat menerima pendapat orang lain

§ Harus bersedia melepaskan sebahagian wewenagnya kepada bawahan

§ Harus mempercayai orang lain/bawahan

§ Harus dapat melaksanakan pengawasan secara intensif, ketat dan luas.

SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI

Sentralisasi dan desentralisasi dalam manajemen adalah sangat erat kaitannya dengan pendelegasian wewenang, Namun perlu diketahui bahwa Sentralisasi dan Desentralisasi dalam manajemen tidak dapat dilakukan secara mutla.

Sentralisasi adalah sebahagian besar wewenang/kekuasaan masih tetap dipegang oleh top manajemen, hanya sebahagian kecil saja yang disebar luaskan kepasa seluruh struktur organisasi, sedangkan

Desentralisasi adalah sebahagian besar wewenang telah disebarluaskan kepada seluruh struktur organisasi (kepada unit-unit yang ada) untuk dilaksanakan, dan hanya sebahagian kecil wewenang yang masih dipegang oleh manajer.

Tugas-tugas yang dapat didelegasikan, dapat ditinjau dari :

1. Dari sudut proses (fungsi manajemen) :

§ Perencanaan dan pelaksanaan, sebahagian besar dapat didelegasikan kepada orang lain.

§ Pengawasan, sebahagian kecil saja yang dapat didelegasikan.

2. Dari sudut bidang-bidang :

§ Bidang Personalia dan Keuangan, sebaiknya tidak didelegasikan atau dengan kata lain harus disentralisasi.

§ Sedangkan bidang-bidang Produksi dan Pemasaran sebahagian besar dapat didelegasikan.

Ilmu Bermanfaat